Обязанности:
-
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности директора и офиса Компании;
- Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов;
- Принимает документы, внутренние нормативные документы, приказы, распоряжения, личные заявления, Договора на подпись директору и проставления оттиска печати Компании;
-
Своевременно направляет на подписание Договор Контрагенту (в другой город) с указанием почтового адреса и контактного номера телефона Контрагента.
- Ведет делопроизводство, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, обеспечивает сохранность документации, осуществляет систематизацию документов в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях и/или внутренними нормативными актами;
- Составляет по поручению директора письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
- Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
- Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка работы с документами;
- Обеспечивает необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, организовывает подписку на периодические издания для директора и сотрудников офиса, создает условия, способствующие эффективной работе;
- Организовывает прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;
- Оформляет выездные визы, обеспечивает командированных работников авиа и железнодорожными билетами на основании приказа о командировке, бронирует места в гостиницах и отелях;
- Готовит по поручению директора проекты документов, обеспечивает согласование с руководителями структурных подразделений;
- Готовит документы для тиражирования, а также копирует документы на ксероксе;
- Отправляет исполненную документацию и почтовые отправления по адресам, через отделения Казпочты, курьерские службы и т.п.;
-
Обеспечивает своевременность:
- оплат использования сотовой связи работникам компании;
- выдачу корпоративных SIM-карт.
- учет расходования средств, информирование пользователей о расходе лимита (по запросу пользователей).
- блокировку корпоративной SIM-карты.
- ввода или вывода номера из корпоративной группы при приеме/увольнении работников.
- подключения/отключения услуги роуминга работнику.
- Опыт работы в должности 2 года
- Владение казахским и русским, английским языками
- Уверенный пользователь ПК
- Фитнес
- Мед страховка