Офис-менеджер (с функциями специалиста ОТ и ПБ)

Требования к соискателю:

- уверенное пользование Microsoft Word, Excel, Abode Acrobat;

- коммуникабельность;

- умение работать в режиме многозадачности;

- знание 1С и CRM (приветствуется);

- грамотная устная и письменная речь;

- знание документооборота и делопроизводства;

- ответственность;

- внимательность;

- пунктуальность.

- умение организовывать и планировать работу.

Обязанности:

1. Подготовка результата выполненных работ к сдаче заказчику:

- контроль и проверка оформленных документов (нормоконтроль);

- контроль и проверка наличия подписей всех специалистов и руководителя, а также печати организации;

- подготовка описи документов;

- передача/сдача результата работ заказчику.

2. Аттестация/обучение специалистов:

- подготовка графика аттестации сотрудников на год;

- подбор учебных центров;

- подготовка документов;

- контроль и сопровождение процесса обучения/аттестации;

- контроль результата.

3. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

- заказ воды;

- канцтовары (сбор информации о потребностях специалистов офиса, подборка на сайте поставщика, согласование с руководителем предварительного заказа, оформление заказа, прием заказа, распределение);

- оргтехника (контроль и своевременная заправка картриджей, чернил и прочих расходников; своевременное обеспечение диагностики оргтехники, организация ремонта оргтехники).

4. Ведение документооборота организации:

- входящая/исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование, распределение в подразделения документов;

- прием и отправка почтовых отправлений (посещение почтового отделения 1 раз в неделю, прием и отправка корреспонденции (простая, заказная, с описью, EMS, приобретение почтовых конвертов и марок);

- прием и отправка курьерской корреспонденции;

- телефонные звонки/факс (прием, обработка, распределение);

- электронная почта (прием, распределение);

- распечатка документации на цветном принтере (по необходимости).

5. Travel-поддержка (заказ билетов, бронирование гостиницы, аренда машин); организация корпоративных мероприятий; контроль и организация внутренних передвижений сотрудников на такси.

6. Контроль и сопровождение взаимоотношений с поставщиками (мобильная связь (мегафон, билайн), телефония, интернет, электроэнергия, аренда офиса, уборка помещений, курьерские службы и т.д.).

7. Сканирование и обработка документации (по необходимости).

8. Подготовка отчетов и информации по запросу руководителя.

9. Подбор и анализ информации в интернете.

10. ОТ и ПБ:

- разработка проектов локальных нормативных актов и документов, обеспечивающих создание и функционирование системы управления ОТ и ПБ;

- подготовка и сдача годовых, квартальных, статистических отчетов в контролирующие надзорные органы;

- контроль соблюдения лицензионных требований в области промышленной безопасности;

- проведение идентификации и регистрация ОПО, внесение изменений в реестр ОПО;

- осуществление комплексных (плановых) и целевых проверок состояния ОТ и ПБ, выявление опасных факторов на рабочих местах;

- контроль проведения обучения работников безопасным методам и приемам труда, инструктажей по ОТ, ПБ и стажировок в соответствии с нормативными требованиями.