Помощник руководителя/Секретарь-референт

Уважаемые кандидаты, пожалуйста, внимательно прочитайте объявление!

Что необходимо делать:

- контроль исполнения поставленных поручений;

- составление и оформление официальных писем/ приказов/ справок/ ответы на запросы и пр.;

- проверка документов, которые поступают на подпись первым лицам компании;

- travel-поддержка руководства и сотрудников офиса (заказ билетов авиа/ железнодорожных, бронирование отелей/ заказ трансфера)

- ведение делопроизводства (регистрация/ перераспределение входящей/ исходящей документации по разным каналам связи (электронная почта/ почта России/ экспресс почта));

- распределение документов для последующей архивации и хранения;

- организация и подготовка совещаний, встреч, переговоров руководства;

- прием и распределение входящих звонков (мини-АТС);

- работа с оргтехникой;

- решение всех административно-хозяйственных вопросов офиса (заказ канцелярии/ полиграфической продукции/ воды/ обедов/ продуктов и пр.);

- организация корпоративных праздников;

- сопровождение ВКС (Skype/ Zoom/ Duo) -, подготовка заседаний, совещаний (в том числе сбор и подготовка необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте их проведения, повестке дня, осуществление регистрации участников);

- взаимодействие с бухгалтерией в части первичных документах;

- работа с базой договоров (регистрация и рассылка);

- выполнение работы по подготовке совещаний, оповещение участников;

- поддержание связи с другими руководителями подразделений компании;

- напоминание о днях рождений партнеров и коллег;

- поиск подрядчиков( мастер на час, курьер, интернет провайдеров и т.п.);

- контроль оформления (пропусков), согласование встреч с партнерами и прием (для посетителей, автомобилей);

- координация взаимодействия с партнерами и их представителями, ведение деловой переписки, контроль получения обратной связи;

- активная работа с корпоративными чатами в WhatsАpp/Viber/ (рассылка информации по направлению деятельности руководителям подразделений);

- быстрое и качественное решение задач любой сложности;

- обязательный контроль исполнительной дисциплины подразделений и отделов;

- выстраивание работы секретариата офиса: постановка задач, распределение обязанностей, расстановка приоритетов, контроль обслуживающего персонала (мастер чистоты)