Офис-менеджер

Офис-менеджер

Мы предлагаем:

• Официальное оформление по ТК РБ , социальный пакет
• Работа на территории на РБ
• Заработную плату, которая состоит из оклада и премии
• Квартальную премию по результатам работы
• Комфортное рабочее место
• График работы 5/2

Основные задачи:

• Встреча гостей офиса (кофе, чай)

• Оформление пропусков в офис и на парковку

• Организация представительских мероприятий, приема делегаций, подготовка приказов, программ мероприятий, бюджета расходов и актов.

• Контроль за чистотой офиса

• Разработка бюджета расходов на офисные нужды

• Жизнеобеспечение офиса (заказ воды, канцелярии, расходных материалов)

• Контроль исправности офисного и хозяйственного оборудования

• Ведение делопроизводства и обеспечение документооборота, в том числе в части охраны труда и пожарной безопасности,

• Работа с корреспонденцией (входящая/исходящая)

• Работа с курьерскими службами (прием/отправка посылок)

• Посещение почты, отправка писем

• Организация служебных командировок сотрудников: заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка приказов о командировании

• Организация совещаний и других мероприятий, в том числе корпоративных

• Контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль

• Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись

• Подготовка аналитических материалов, кратких справок по отчетам, а также проектов выступлений руководителю по важнейшим направлениям деятельности организации.

• Ведение кадрового документооборота

• Организация хранения документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства.

• Решение административных и бытовых вопросов компании и руководства

• Обеспечение коммуникации между работниками и руководителем

• Проведение процедур закупки ТМЦ и услуг для обеспечения функционирования офиса

• Оказание технической помощи сотрудникам офиса в их деятельности (регистрация документов в учетах и в электронном документообороте, копирование, подготовка типовых договоров и документов, учет переписки с контрагентами и контроль движения почтовых сообщений и т.п.)

Мы ожидаем:

• Готовность работать в условиях многозадачности

• Умение быстро и качественно обрабатывать информацию, вести переписку, планировать рабочее время

• Опыт работы в аналогичной должности приветствуется

• Организаторские способности

• Грамотная устная и письменная речь

• Владение офисными приложениями MS Word, Excel, Outlook

• Умение договариваться и находить общий язык с разными людьми

• Внимательность, пунктуальность, стрессоустойчивость

• Предприимчивость и исполнительность

• Ответственное и приоритетное отношение к работе

• Знание делового этикета

• Знание делопроизводства и архивного дела