Обязанности:
1. Планирование рабочего дня и ведение календаря:
• Создание динамичного расписания, где каждая минута на счету. Используй методы тайм-менеджмента, чтобы выделить приоритетные задачи.
• Установи блоки времени для глубокого фокуса на важнейших проектах и встречах. Регулярно пересматривай и адаптируй график, чтобы избежать перегрузки и сохранить продуктивность.
2. Административная и информационная поддержка:
• Быстрая фильтрация информации: отсекай лишнее, оставляя только самое важное. Подготовка кратких сводок и отчетов для эффективного принятия решений.
• Выполнение личных поручений с максимальной эффективностью — от организации мероприятий до решения неожиданных вопросов (выбор подарков, организация доставок, поздравления с днем рождения). Важно быть проактивным и предугадывать потребности.
3. Организация бизнес-командировок:
• Полное сопровождение командировок: от планирования маршрутов до бронирования. Используй оптимизацию маршрутов для минимизации временных затрат.
• Заказ авиабилетов и гостиниц с учетом удобства — никаких задержек и лишних пересадок. Подготовь все необходимые документы заранее, чтобы избежать стресса в последний момент.
4. Оформление документов:
• Четкое и быстрое оформление всех необходимых документов — письма, отчеты, контракты. Используй шаблоны для ускорения процесса, но не забывай о персонализации.
• Обеспечение актуальности и соответствия стандартам оформления — каждая деталь имеет значение.
5. Контроль исполнения распоряжений и поручений:
• Создание системы отслеживания задач с четкими сроками и критериями успеха. Регулярные обновления статуса выполнения поручений.
• Прозрачность процессов: держи меня в курсе прогресса, чтобы я мог сосредоточиться на стратегическом видении.
6. Организация встреч и совещаний:
• Эффективное планирование встреч: выбирай время и формат, которые максимизируют продуктивность (онлайн/офлайн). Подготовка повестки дня с четкими целями.
• Обеспечение технической поддержки во время встреч — все должно работать без сбоев. Важно, чтобы каждая встреча была максимально результативной.
▎Тайм-менеджмент в действии
• Утро (9:00 - 10:00): Обзор дня, приоритизация задач, проверка почты и сообщений.
• Работа над проектами (10:00 - 12:00): Блок времени для глубокого фокуса на ключевых инициативах.
• Встречи (12:00 - 13:00): Запланированные встречи с командой или партнерами.
• Обед (13:00 - 14:00): Время на отдых и перезагрузку.
• Работа над документами (14:00 - 15:30): Оформление отчетов и других документов.
• Контроль задач (15:30 - 16:30): Проверка статуса выполнения поручений, обсуждение с командой.
• Подготовка к встречам (16:30 - 17:30): Подготовка материалов и техническая проверка.
• Завершение дня (17:30 - 18:00): Рефлексия по выполненным задачам, планирование следующего дня.
Эта структура обеспечит максимальную продуктивность и позволит сосредоточиться на самых важных аспектах работы.
Требования:
- Грамотная устная и письменная речь: Вы должны обладать отличными коммуникативными навыками, чтобы эффективно взаимодействовать с коллегами и партнёрами, а также создавать качественные документы и отчёты.
- Опыт работы с делопроизводством: Наличие опыта в ведении документации и организации рабочего процесса будет вашим преимуществом, позволяя быстро адаптироваться к задачам и требованиям должности.
- Excel и офисных программ: Excel — это ваш второй язык, а офисные программы для вас — как палитра для художника. Вы создаете таблицы и презентации, которые не только информируют, но и восхищают. Ваши навыки работы с данными позволяют вам находить решения и представлять информацию в наилучшем свете.
- Знание тайм-менеджмента: Вы умеете управлять временем так же ловко, как дирижер управляет оркестром. Знание принципов тайм-менеджмента позволяет вам расставлять приоритеты и делать каждый день продуктивным, превращая задачи в достижения.
- Знание принципов trevel-поддержки: Вы обладаете навыками организации поездок и поддержки путешествий, включая бронирование билетов, отелей и планирование маршрутов. Вы знаете, как сделать путешествие комфортным и эффективным, учитывая все детали.
- Опыт работы с Битрикс: Желателен опыт работы с системой Битрикс, включая управление проектами, документооборотом и взаимодействие с командой через платформу. Вы умеете эффективно использовать инструменты Битрикс для повышения продуктивности и оптимизации бизнес-процессов.
Условия:
- Основной график с 9:00 до 18:00: Вы будете работать в стабильном режиме, что позволит планировать свое время и поддерживать баланс между работой и личной жизнью.
- Офис в центре города: Удобное расположение офиса обеспечит легкий доступ к рабочему месту и разнообразным инфраструктурным возможностям.
- Предоставляется корпоративная сотовая связь: Вы получите возможность поддерживать связь с коллегами и клиентами без лишних затрат, что повысит вашу мобильность и эффективность.
- Официальное трудоустройство: Мы гарантируем вам все социальные гарантии и защиту ваших прав как работника, что создаст стабильную основу для вашей карьеры.
- Стабильная заработная плата, без задержек: Вы можете рассчитывать на своевременные выплаты, что обеспечит финансовую уверенность и позволит сосредоточиться на работе.