Офис-менеджер / Помощник генерального директора

Компания "Ойл Ресурс Групп" в связи с развитием бизнеса приглашает в команду офис-менеджера с функциями помощника генерального директора.

ООО «Ойл Ресурс Групп» ведет свою деятельность с 2014 года, пройдя путь от небольшого частного трейдера до группы компаний с многомиллиардным оборотом. Компания хорошо известна на рынке, зарекомендовала себя как стабильный надежный партнер. В настоящее время помимо классического трейдинга нефтяным сырьем и нефтепродуктами на внутренний рынок и экспорт, ГК «Ойл Ресурс Групп» реализует проекты в геологоразведке, бурении, добыче, производстве, транспортировке нефти и нефтепродуктов.

Целью развития в долгосрочной перспективе является структурирование бизнеса и формирование российской нефтяной компании. Миссия Группы компаний состоит в создании высокотехнологичного, высокоэффективного предприятия для развития отрасли, а также выполнения социальных программ.

Основные обязанности:

• административная поддержка работы офиса и генерального директора;
• информационная поддержка: подготовка материалов, презентаций, документов, отчетов;
• расписание руководителя, организация встреч, обеспечение переговоров, совещаний;
• протоколирование совещаний, встреч, переговоров, контроль исполнения поручений;
• контроль важных дат (сотрудники, клиенты, партнеры);
• координация задач в сфере административной поддержки;
• заведение и контроль исполнения заявок на закупку (канцтоваров и др.), ведение сопутствующего документооборота и отчетности;
• полное ведение офисного документооборота: прием и распределение входящей/исходящей корреспонденции, подготовка договоров, подписание документов, сканирование и архивирование;
• выполнение поручений генерального директора: поиск информации с помощью ИИ, сбор данных от бизнес-подразделений, подготовка отчетов в Excel и презентаций;
• обработка входящих/исходящих звонков на корпоративный номер;
• заказ пропусков и бейджей для сотрудников, клиентов и гостей;
• оформление доверенностей для курьеров;
• тревел-поддержка: заказ такси, билетов, бронирование гостиниц, визовая поддержка;
• контроль за порядком и чистотой в офисе;
• организация поздравлений сотрудников с Днём Рождения и корпоративных мероприятий;
• выполнение бизнес и личных поручений руководителя.

Требования:

• опыт работы в административной сфере (ассистент отдела/ помощника руководителя) от 3 лет;
• уверенное владение компьютером, в частности программами Microsoft Office;
• отличные навыки подготовки презентаций в MS Power Point и информационных материалов, развитое аналитическое мышление;
• развитые коммуникативные и организационные навыки , высокая степень самоорганизации;
• высшее образование;
• знание норм деловой переписки и документооборота;
• грамотная речь, доброжелательность, гибкость, стрессоустойчивость, аккуратный и деловой внешний вид;
• умение работать в режиме многозадачности.

Условия:

• оформление по ТК РФ;
• полная занятость. График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00. Пятница - сокращенный день;
• возможность самореализации и карьерного роста;
• работа в коллективе единомышленников.