Обязанности:
- административная поддержка руководителя: назначение и контроль встреч, подготовка документов, справок к совещаниям, проверка документов, поступающих руководителю на подпись, оперативное подписание, контроль за исполнением поручений, организация поездок руководителя, заказ машины и координирование водителя по графику руководителя;
- ведение электронного документооборота в системе 1С
- личные поручения руководителя (порядок в кабинете, покупка продуктов в кабинет, организация обеда, чай, кофе, выбор и приобретение подарков для внутренних и внешних контактов, передача подарков, ведения календаря дней рождения контактов;
- отслеживание поступающей корреспонденции на электронную почту руководителя, составление ответных писем;
- оформление наградных дел сотрудников, представляемых к награждению государственными и ведомственными наградами (от заполнения документов до передачи комплектов оформленных документов в вышестоящие инстанции)
- ведение делопроизводства руководителя. передача документов на подпись руководителю, проверка документов на правильность оформления;
- заказ канцелярии на департамент, распределение канцтоваров по отделам департамента.
- документооборот - бумажный, электронный, 1С;
- грамотность в деловой переписке и устной речи;
- желательно понимание работы в государственных структурах;
- навыки работы в excel, сведение списков;
- порядочность, сохранение конфиденциальности
- энергичность, оперативность, быстрый отклик на запросы и поручения;
- коммуникабельность, умение найти подход к разным людям, договориться, найти компромисс и решить поставленную задачу
- обучаемость, умение ориентироваться в большом потоке информации, распределять эти потоки, держать под контролем разноплановые задачи;
- хорошая память, исполнительность, внимательность при работе с документами.
- График 5/2 с 09.00 до 18.00