Старший административный менеджер

Mediascope – исследовательская компания, которая работает на стыке медиа и IТ. Мы анализируем аудиторию телевидения, интернета, радио и прессы, поставляем данные и создаем уникальные аналитические продукты, которыми пользуются российские медиа, рекламные агентства и компании-рекламодатели.

Наша задача – создавать и поддерживать индустриальные стандарты работы с данными на рынке медиа и рекламы, а также развивать медиаисследования в России.

Чем предстоит заниматься:

1. Оформление командировок и сопровождение поездок:

• Организация и координация командировок сотрудников (города РФ-Москва, заграничные деловые поездки): бронирование билетов, отелей, трансферов, подготовка документов для оформления виз, оформление приказов

• Подготовка пакета документов для командировок, контроль их согласования и соблюдения сроков оформления

• Взаимодействие с отделами: бухгалтерия, HR, закупки

• Организация визовой поддержки в избранных случаях: оформление приглашений для иностранных гостей и партнеров, сопровождение процесса

• Помощь в организации и координация поездок иностранных гостей и клиентов компании

2.Договорная и административная работа:

• Сопровождение договоров административного департамента: согласование условий, контроль заключения, взаимодействие с закупками

• Ведение деловой переписки и переговоров с подрядчиками и контрагентами в сфере командировок и административных услуг

• Контроль корректного оформления и своевременной оплаты счетов по административным договорам

3. Участие в деловых мероприятиях:

• Помощь в подготовке и проведении корпоративных деловых мероприятий

• Взаимодействие с подрядчиками: полиграфические компании, площадки, кейтеринг и другие

4. Дополнительные обязанности:

• Ведение и обновление корпоративной базы данных клиентов (для контроля корректной отправки корреспонденции)

• Перевод и/или редактура документов с английского на русский и обратно

• Проверка и распределение писем общей корпоративной электронной почты

• Присвоение исходящих номеров официальным письмам

• Выполнение поручений непосредственного руководителя в рамках задач административного департамента

Что мы ожидаем от кандидата:

• Законченное высшее образование
• Опыт работы в качестве административного менеджера от 1 года с акцентом на профиль деловых командировок
• Опыт работы с договорами, документами, счетами, взаимодействия со смежными подразделениями (юристами, бухгалтерией, закупками)
• Опыт организации и сопровождения командировок
• Хорошее знание английского языка (для устной и письменной коммуникации)
• Отличные навыки организации и планирования
• Ответственный подход к работе и самостоятельность в решении задач
• Грамотная письменная и устная речь
• Знание делового этикета
• Клиентоориентированность и доброжелательность

Мы предоставим комфортные условия для работы:

• Возможность выбирать формат работы –гибрид, офис
• Официальное оформление, гарантируем соблюдения трудового кодекса РФ
• Расширенная медицинская страховка (включая стоматологию)
• Работа в аккредитованной IT-компании

Наши преимущества:

• Выделенный наставник с первых дней работы: мы понимаем, что новая компания - всегда стресс, поэтому у нас новичкам помогают старшие коллеги
• Уникальная корпоративная культура, ориентированная на людей. Для нас важен каждый коллега, мы всегда открыты к диалогу и любым вопросам сотрудников