Обязанности:
Трудоустройство на период декретного отпуска
- Ведение документооборота предприятия;
- Регистрация входящей, исходящей корреспонденции, организационно–распорядительных документов в электронной системе документооборота СЭДО;
- Обеспечение отправки документов и корреспонденции предприятия через почтовую и курьерскую связь;
- Работа в электронных системах документооборота (СЭДО, SAP и пр.) по текущим обязанностям курируемого направления – документооборот;
- Проверка правильности оформления документов, выпускаемых предприятием, исходящих и внутренних документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия;
- Ведение контроля за исполнением поручений руководства;
- Оформление документов о направлении в служебную командировку работников;
- Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителей предприятия;
- Выполнение всех работ по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителями предприятия (сбор и подготовка необходимых материалов, документов, бумаги, канцтоваров, кофе-брейков, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
- Обеспечение рабочих мест руководителей предприятия необходимыми материалами, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих выполнению эффективной работы руководителями предприятия;
- Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, касающихся их рассмотрения руководителями предприятия;
Требования:- Высшее образование по направлению документоведение, архивоведение
- Стаж работы по документационному обеспечению, управлению делами не менее 3-х лет;
Необходимые знания, умения, навыки:
- знание правил документационного обеспечения деятельности организации.
- знание правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
- знание порядка перенаправления телефонных звонков руководству и сотрудникам организации.
- знание порядка регистрации поступающей входящей корреспонденции, включая поступающую корреспонденцию по средствам телекоммуникации.
- использование средств коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации.
- знание архивного делопроизводства.
- знание правил и этики делового общения.
- знание правил деловой переписки;
- умение установления контакта с собеседником, поддержания деловой беседы в процессе телефонных переговоров.
- умение сглаживания конфликтных и сложных ситуации межличностного взаимодействия при общении в телефонных переговорах и деловых беседах.
- знание правил организации приема посетителей в офисе.
- знание компьютерных программ и систем для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота (СЭДО, SAP, Р7, почта, Р7, Master PDF)
- знание справочно-правовых систем, ресурсов информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехники.
- знание закупочной деятельности в рамках ФЗ-223.
Требования к личным качествам:
- вежливость;
- пунктуальность; организованность;
- исполнительная дисциплина;
- соблюдение делового внешнего вида;
- деловая, грамотно поставленная речь;
- соблюдение режима тайны (государственной, служебной, коммерческой).
Условия:- Трудоустройство на период декретного отпуска основного работника;
- Трудоустройство с соблюдением всех требований ТК РФ;
- 5-дневная рабочая неделя: пн - чт с 08.48 до 17.00;
- Участие в корпоративных, спортивных, социальных мероприятиях;