Требования:
- Высшее лингвистическое и (или) техническое образование;
- Английский, русский – свободное владение
- Желателен не менее 1–3 лет опыта работы в области осуществления административной поддержки отдела БиОТ;
- Знание отраслевой терминологии и знакомство с производственным процессом в компании;
- Знание специализированных программных обеспечений MS Office
- Знание основ законодательства Республики Казахстан о труде;
- Знание правил внутреннего трудового распорядка компании;
- Знание правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
Обязанности:
- Перевод входящей и исходящей деловой переписки. Обеспечение устного перевода электронных сообщений в срочном порядке. Письменный перевод научной, технической и другой специальной литературы, нормативно-технической, товаросопроводительной, контрактной, отчетной, проектной, бухгалтерской документации, периодических изданий и сборников, материалов переписки с иностранными специалистами, а также материалов конференций, совещаний, семинаров;
- Нотариальное оформление соответствия переводов.
- Оказывать консультационную помощь при оформлении документации на английском языке;
- Участие вместе с Директором/Начальником ДБиОТ в составлении графика (планировании) работы, деловых поездок, встреч и др., принимает меры по его соблюдении.
- Осуществлять техническое обеспечение деятельности Директора ДБиОТ (заказ транспорта, билетов, организация встреч, переговоров, ведение учета коммунальных платежей арендного жилья Директора ДБиОТ и др)
- Сопровождение Директора ДБиОТ на встречах, поездках и др.
- По поручению Директора/Начальника ДБиОТ согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания, распоряжения Директора/Начальника ДБиОТ, контролирует исполнение указаний и распоряжений.
- Осуществлять сбор материалов и информации, необходимых Директору/Начальнику ДБиОТ, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы с дальнейшим предоставлением Директору/Начальнику ДБиОТ.
- По поручению Начальника/Директора ДБиОТ составлять письма, запросы и другие документы.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Начальником/Директором ДБиОТ (сбор необходимых материалов, оповещения участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
- Осуществлять перевод с русского языка на английский и наоборот на деловых встречах, письменный перевод документов.
- Соблюдать Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты компании;
- Соблюдать внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- Соблюдать конфиденциальность во всех вопросах, касающихся деятельности компании;
- Дорожить честью и авторитетом компании, соблюдать этические нормы поведения, трудовую и исполнительскую дисциплину, и поддерживать здоровый психологический климат в компании;
- Исполнять другие обязанности, предусмотренные трудовым договором, договором о полной материальной и иной ответственности, внутренними актами компании;
- Взаимодействовать со специалистами, начальниками структурных подразделений компании в рамках своей компетенции;
- Выполнять другие задачи, поставленные непосредственным руководителем в рамках своей профессиональной компетенции.
- Ежедневное заполнение реестра карточек наблюдения опасности (HazId tracker), готовить отчет с диаграммами в конце месяца и предоставить Начальнику ДБиОТ.
- Загрузка карт наблюдений опасностей в реестре и уведомление Начальника УБиОТ относительно потенциально-опасных наблюдений
- Ежедневное заполнение реестра по отслеживанию нарушении/несоответствии (Action tracker register) и готовить отчет к концу месяца и предоставить Начальнику ДБиОТ
- Ввести учет инцидентов (Incident register), регистрация в реестре и отслеживание выполнения корректирующих мероприятии по срокам. Взаимодействовать с Координаторами БиОТ в отношении предоставления доказательств выполнения корректирующих мер. В конце месяца предоставить отчет с диаграммами Начальнику ДБиОТ.
- Ведение протоколов внутренних собраний отдела, собраний с подрядными компаниями, собраний с представителями отдела БиОТ или любых иных собраний по указанию Начальника ДБиОТ.
- Ввести контроль над папками 16_HSE
- Ввести статистику отдела БиОТ, обновлять ежемесячно форму статистики, количество отработанных часов, количество персонала. Своевременное предоставление отчета по статистике Начальнику ДБиОТ.
- Ежемесячный запрос от подрядных организации о предоставлении ежемесячного отчета по отработанным часам.
- Создавать электронные папки/досье на каждый инцидент, запрашивать все необходимые документы и сохранять их в электронных папках/досье.
- Отслеживать правильное заполнение отчетов, уведомлении по инциденту.
- Готовить Уведомление по инциденту (Incident Alert) и предоставить на рассмотрение Начальнику ДБиОТ
- Подготовка еженедельного отчета по БиОТ, и ООС и предоставление его Начальнику ДБиОТ для рассмотрения и утверждения.
- Составление официальных писем, запросов, подготовка презентационных материалов на английском и русском языках по поручению Начальника ДБиОТ.
- Доведение до сведения работников структурных подразделений указаний, распоряжений Директора/Начальника ДБиОТ и контроль их исполнения.
- Оформление кадровых документов касательно табеля учета рабочего времени, его утверждения Начальником ДБиОТ и отправки в отдел кадров.
- Ведение полного процесса 1С Документооборот с предоставлением статуса по каждой заявке отдела УБиОТ
- Административная поддержка отдела ДБиОТ (консолидация заявок на канц.товары и тд)
- Формирование и своевременное предоставление Начальнику ДБиОТ еженедельного отчета для ЕПС по направлению ДБиОТ
Условия работы:
- Вахтовый метод работы 15/15.
- Медицинская страховка НСК.