Команда административной поддержки Naumen ищет Офис-менеджера.
Наша команда помогает бизнесу развиваться, заботясь и помогая коллегам в работе с документами и систематизации информации, предлагая оптимальные решения при возникающих у сотрудников вопросах.
Вас ждет:
- регулярная обратная связь о проделанной работе, система адаптации и наставничества;
- опытная команда, есть у кого учиться, делимся экспертизой;
- возможность видеть результат своей работы — он будет важен для всех сотрудников компании;
- работа в сменном графике в паре с коллегой офис-менеджером (9:00-18:00/ 11:00-20:00);
- официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ;
- комфортное рабочее место оснащенное техникой;
- офис расположен в современном бизнес-центре «Татищевский» по адресу: ул. Татищева, 49А;
- все бонусы ИТ-компаний: ДМС включая стоматологию с первых рабочих дней, насыщенная корпоративная жизнь, подарки детям, бонусы, мерч и социальные программы + поддерживаем инициативы сотрудников: комьюнити по интересам, эко-движение, благотворительность.
Над чем предстоит работать:
- прием входящих звонков и их распределение;
- обеспечение закупок продуктов питания, воды, посуды, канцелярских товаров, мебели, медикаментов и т.д.;
- контроль работы корпоративного кафе, взаимодействие с поставщиком питания - заказ обедов, своевременное реагирование на возникающие проблемы;
- мониторинг офиса (проверка состояния мебели, опрятности общих зон пользования)
- контроль работы клининговой службы;
- ведение делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, копирование документов, сканирование документов с занесением в информационную систему, заведение счетов в оплату, контроль по закрывающим документам;
- взаимодействие с другими сервисными службами компании (финансовый отдел, юридический департамент, тендерный отдел, отдел персонала, ИТ);
- оперативная помощь сотрудникам в решении их вопросов, связанных с работой офиса.
Возможны дополнительные задачи, в случае замены коллег в команде:
- работа с курьером/курьерскими службами: прием заявок через информационную систему, отправка документов/грузов;
- организация командировок для сотрудников (покупка ж/д и авиа билетов, бронирование гостиниц, заказ такси).
Для того, чтобы справляться с задачами нужны:
- грамотная письменная и устная речь;
- уверенное владение приложениями MS Office;
- умение работать с большим объемом информации;
- опыт работы с документами;
- желателен опыт работы офис-менеджером /секретарем /администратором от 6 месяцев.