Обязанности:
- регистрация входящих исходящих документов, отправка по назначению
- осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями.
- ведет делопроизводство,
- участвует в совещаниях, ведет протоколы встреч
- своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов, чай, кофе и т.д
- организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса
- обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.
- разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
- выполняет отдельные поручения руководства.
- организует:
- встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
- прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
- материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
- заказ авиа - и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц
- осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
- выполняет отдельные поручения, задания директора Компании, и начальников структурных подразделений связанные с деятельностью Компании.
Требования:
- должен (на) знать
- организацию делопроизводства, схемы документооборота;
- порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;
- государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;
- принципы организации снабжения офиса;
- иностранный язык (приветствуется);
- правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию,
- правила ведения телефонных переговоров;
- должен (на) уметь
- составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов
- вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;
- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
- вести деловые переговоры;
- пользоваться средствами связи, возможностями интернета,
- организационной, множительной техникой;
- работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL,
Условия:
- график работы: пн-пт, суб-воск. выходные дни,
- государственные праздники согласно законодательства
- трудовой отпуск: 24 календарных дня
- режим работы: с 9:00-18:00, 13:00-14:00- обеденный перерыв