Личный бизнес-ассистент (Executive/Personal Assistant) к фаундеру / CEO

Георгий (Егор) — основатель и CEO креативно-стратегического агентства (PIE/PAI), работающего на стыке AI-технологий и высокой эстетики. Агентство развивается как «многослойная» экосистема, в перспективе планируется запуск образовательных продуктов, медиа-проектов, инвестиций и т.д.

Цель: найти долгосрочного личного бизнес-ассистента (на 10+ лет), который станет «продлением» стиля и философии фаундера. Ваша роль — быть «правой рукой» в проектах (агентство, AI-направление, развитие бизнеса) и смежных сферах.

Формат: гибридный (дистанционно + офлайн-встречи/командировки в Москве).

Основные обязанности

1. Внешние коммуникации
   • Ведение деловой переписки, звонков от лица CEO;
   • Приоритизация входящих запросов;
   • Тактичное взаимодействие с клиентами, инвесторами, партнёрами;
   • Возможность представлять интересы фаундера самостоятельно.
2. Организация встреч и мероприятий
   • Планирование деловых встреч, переговоров, с учётом AI-направления;
   • Подготовка презентационных материалов (желательно чувство стиля и минимализма);
   • Личное присутствие при необходимости (протоколирование, follow-up);
   • Контроль логистики (площадки, тайминг).
3. Управление расписанием и задачами
   • Координация календаря CEO, расстановка приоритетов;
   • Напоминания о ключевых дедлайнах (запуски, презентации, личные встречи);
   • Роль «гейткипера»: фильтрация запросов, создание условий для стратегического фокуса лидера.
4. Документооборот и информация
   • Подготовка, редактирование, хранение договоров, отчётов, писем;
   • Формирование базы данных (контакты, клиенты, партнёры), систематизация файлов;
   • Фильтрация важной информации, подготовка справок, аналитических заметок.
5. Проектная координация
   • Мониторинг проектов (KPI, сроки, результаты);
   • Работа с командами, подрядчиками — сбор статусов;
   • Поиск новых исполнителей под креативные/AI-задачи;
   • Сбор отчётов и выявление узких мест.
6. Административная и личная поддержка
   • Координация мелких бытовых вопросов (курьеры, визы, билеты);
   • Организация командировок (отели, маршруты);
   • Выполнение личных поручений, связанных с деятельностью фаундера;
   • Быстрое решение внеплановых задач.

Требования к опыту и навыкам

1. Опыт
   • 3+ года ассистентом/помощником топ-менеджера;
   • Желателен бэкграунд в креативе, IT, медиа, инвестициях или премиум-сервисе;
   • Опыт в международных проектах (AI, глобальный рынок) приветствуется.
2. Образование и языки
   • Высшее образование желательно;
   • Свободный английский (обязателен) + грамотный русский;
   • Дополнительные языки — плюс.
3. Профессиональные навыки
   • Сильные коммуникативные способности (переписка, переговоры);
   • Уверенная работа с офисными приложениями, таск-менеджерами, CRM;
   • Навыки проектного менеджмента, умение вести несколько задач.
4. Организованность и ответственность
   • Соблюдение сроков, пунктуальность, аккуратность в работе с документами;
   • Умение действовать автономно, разгружая CEO.
5. Гибкость и выносливость
   • Способность работать в режиме многозадачности;
   • Готовность к нестандартному графику и командировкам;
   • Лояльность, нацеленность на долгосрочное сотрудничество.

Личные качества и ценности

• Тактичность и дипломатия: умение выстраивать контакты на премиальном уровне.
• Оперативность и проактивность: предвосхищать потребности, быстро реагировать на поручения.
• Эмоциональная зрелость: сохранять спокойствие в стрессовых ситуациях.
• Системное мышление: видеть общую стратегию развития (AI-проекты, партнёрства).
• Саморазвитие: готовность осваивать новые технологии и инструменты.
• Конфиденциальность: абсолютная этика и хранение секретов руководителя.

Условия и формат

• Гибридный график: онлайн-работа с возможностью встреч в Москве.
• Готовность быть на связи в ключевые моменты, включая экстренные ситуации.
• Долгосрочное сотрудничество (10+ лет): рост до уровня операционного менеджмента или координации AI-проектов.
• Испытательное задание и многоэтапный отбор (собеседования, NDA).

Перспективы развития

• Переход от «исполнительного ассистента» к старшему координатору или COO, участие в принятии решений вместе с CEO.
• Участие в запусках AI-продуктов, международных коллаборациях.
• Возможность включиться в инвестиционные проекты, образовательные форматы и т.д.

Ключевые моменты

Станьте «вторыми глазами и руками» фаундера.

1. Работайте с высоким уровнем доверия и участвуйте в стратегических обсуждениях.
2. Долгосрочная перспектива (10+ лет) с карьерным ростом.
3. Вместо классического секретаря — проактивная функция: контроль проектов, AI-направление, частичная замена руководителя.

Если готовы быть надёжным партнёром, ценящим инновации, эстетику и ответственность — присылайте резюме + развёрнутое сопроводительное письмо (обязательно) и готовьтесь к тестовому заданию.

Добро пожаловать в PIE/PAI, где бизнес-ассистент — это больше, чем помощник, а настоящий союзник фаундера в создании будущего компании.