Специалист, административная поддержка руководителей

Обязанности:

Организация административной поддержки руководителей:

• планирование (организация рабочего графика руководителя, встреч, ведение протоколов совещаний).
• участие в организации встреч (внутренних рабочих команд, внешних партнеров, Заказчиков).
• протокольное обеспечение (оформление командировок, визовая поддержка, поздравление партнеров и пр.).
• материально-техническая поддержка (оформление пропусков, представительские расходы, обеспечение приемной продуктами питания и пр.).
• документооборот руководителя (регистрация входящей, исходящей корреспонденции, работа с договорными документами руководителя, экспертиза перед подписанием ЛНА, ОРД, оформление УКЭП и пр.).
• организация и контроль исполнения поручений и задач руководителя.
• оказание консультационной поддержки руководителю и сотрудникам Компании по существующим процессам.

Организация документационного обеспечения Компании:

• прием, учет, отправка корреспонденции и грузов, маршрутизация входящей почты.
• взаимодействие с нотариусом.
• использование печати Компании.
• ведение конфиденциального делопроизводства.
• работа с первичной документацией в рамках заключенных договоров.
• формирование архива документов подразделений.

Требования:

• Опыт работы по направлению административная поддержка от 3-х лет.
• Знание английского языка не ниже уровня B2.
• Знание основ организации документооборота предприятия.
• Опыт работы в электронных системах документооборота.
• Опыт протоколирования встреч и контроля исполнения поручений.
• Опыт организации командировок в РФ и за рубеж.
• Опыт работы с договорными и первичными документами предприятия.
• Уверенное владение пакетом MS Office (Outlook (календарь, контакты), Word, Excel, PowerPoint); опыт работы в 1С.
• Технические навыки (владение всеми стандартными офисными приложениями и офисной техникой, работа в Internet).
• Знание основ этикета, бизнес-лексики.
• Исполнительность, ответственность, инициативность, многозадачность.

Условия:

• Конкурентная оплата труда.
• Премии по результатам работы.
• ДМС и страхование от несчастных случаев и болезней.
• Медицинское обслуживание и мониторинг здоровья.
• Развивающие программы и тренинги.
• Материальная помощь, до­полнительные дни отдыха в связи с особыми событиями жизни.
• Санаторно – курортный отдых (для работников и членов семей).
• Детский оздоровительный лагерь.
• Детские подарки на Новый год и 1 сентября.
• Дополнительный социальный пакет для членов Профсоюза.
• Скидки в корпора­тивных отелях, фитнес – центрах.