Обязанности:
- Административная поддержка руководителя
- Организация рабочего времени руководителя:
- Организация и контроль рабочего графика руководителя, включая планирование встреч, совещаний и переговоров.
- Ведение электронного календаря, своевременное информирование руководителя о предстоящих событиях и изменениях в расписании.
- Координация деловых поездок, включая:
- Согласование и поиск транспортных билетов и гостиниц
- Коммуникация с личным водителем
- Организация парковочных мест, заказ пропусков
- Фильтрация входящей корреспонденции (электронные письма, звонки, сообщения), определение приоритетности
- Соблюдение своевременного подписания и согласования документов (электронных и бумажных)
- Подготовка и оформление писем и приглашений
- Актуализация базы контактов деловых партнеров
- Ведение и систематизация документации, формирование отчетности по запросу руководства.
- Сбор, обработка и анализ данных для подготовки презентаций, отчетов, аналитических справок и докладов.
- Участие в совещаниях с фиксацией ключевых решений, контроль исполнения поручений.
- Поддержание порядка в документах руководителя (как в электронном, так и в бумажном виде)
- Подготовка и организация совещаний (подготовка и рассылка информационных материалов, техническое обеспечение)
- Организация онлайн-совещаний
2. Управление документооборотом:
- Ежедневная выгрузка контрольных поручений на текущую дату
- Контроль сроков по своевременному закрытию поручений
- Коммуникация меду ответственными исполнителями по входящим поручениям, координация сроков исполнения
- Роспись новых входящих поручений
- Формирование отчетов по поручениям
- Разработка предложений по оптимизации процессов распределения ответственности по тем или иным поручениям
- Взаимодействие с IT-службой по вопросам настройки и обслуживания рабочих инструментов руководителя.
- Выполнение разовых поручений руководителя в рамках компетенции.
3. Поддержка HR-проектов (награждения, корпоративные события)
- Разработка и внедрение стратегии корпоративной культуры
- Разработка и актуализация welcome book (руководства для новичков)
- Сбор требований от ключевых стейкхолдеров
- Описание ключевых регламентов под формат welcome book (дресс-код, кадровые приказы и положения)
- Описание технического обеспечения для нового сотрудника (пошаговые гайды для доступов к корпоративным системам)
- Разработка концепции и наполнения welcome box для новых сотрудников
- Поиск и взаимодействие с подрядчиками по производству и поставке welcome box
- Кастомизация содержимого в зависимости от должности и подразделения сотрудника
- Планирование и организация корпоративных мероприятий (Новый год, 23 февраля, 8 марта, День компании и др.)
- Подготовка и проведение стратегических сессий для сотрудников и руководства
- Координация работы с подрядчиками (аренда площадок, кейтеринг, оформление, фото- и видеосъемка)
- Формирование и рассылка корпоративных новостей и объявлений с использованием программы Unisender
- Подготовка ежемесячного дайджеста с ключевыми новостями компании
- Сбор информации от различных подразделений для включения в дайджест
4. Стратегическое развитие компании:
- Участие в разработке стратегии развития компании.
- Непосредственное исполнение стратегии :
- Оценка и тестирование действующего ПО и CRM систем
- Оптимизация работы существующих CRM
- Выстраивание бизнес-процессов согласно утвержденной стратегии развития
5. Для тех кто дочитал) ищем сотрудника в гос организацию, помощника-бизнес-ассистента руководителя одной из крупнейших гос структур Правительства
Условия:- 5/2
- квартальные премии
- возможны задержки на работе
- стабильность и много задач)