Бизнес-ассистент Генерального директора

ТЕХНОГРУПП — ведущий российский производитель и поставщик высокотехнологичного промышленного климатического оборудования

Компания на рынке более 30 лет, за это время было построено 2 собственных завода, открыты филиалы и представительства в крупных городах России и в странах СНГ

Наша команда активно развивается, поэтому открыта вакансия бизнес-ассистента Генерального директора

Обязанности:

1. Административная поддержка руководителя:

- Управление расписанием: планирование и координация внутренних и внешних встреч с учетом приоритетов, временных зон и возможных пересечений

- Информационное обеспечение: поиск, сбор и анализ данных по запросу руководителя с предоставлением структурированных выводов

- Подготовка материалов: составление кратких сводок, рекомендаций и аналитических справок для принятия решений

- Контроль приоритетов: напоминание о ключевых задачах, дедлайнах, важных письмах и событиях

- Деловая переписка: ведение корреспонденции от имени руководителя или по его поручению, включая подготовку писем, ответов и запросов

- Подбор ресурсов: поиск и привлечение внешних специалистов, консультантов или подрядчиков по задачам руководителя с предварительной оценкой их компетенций

2. Организация и формализация бизнес-встреч:

- Подготовка к встречам: формирование повестки дня с учетом целей и приоритетов, рассылка участникам

- Документирование: фиксация ключевых решений, договоренностей и итогов встреч в виде структурированных протоколов

- Обеспечение прозрачности: своевременное доведение итогов встреч до всех заинтересованных сторон

3. Управление задачами:

- Планирование: декомпозиция задач на подзадачи с определением ответственных лиц и сроков выполнения

- Контроль исполнения: мониторинг соблюдения сроков и качества выполнения задач, эскалация проблем руководителю при необходимости

- Отчетность: предоставление руководителю регулярных обновлений о статусе задач

4. Курирование кросс-функциональных проектов:

- Координация: организация и модерация встреч проектных групп, обеспечение эффективного взаимодействия между участниками

- Контроль процессов: мониторинг соблюдения договоренностей, сроков и регламентов проекта

- Поддержка команды: предоставление информационной и организационной помощи участникам проектов, устранение барьеров в коммуникации

- Оценка прогресса: подготовка промежуточных отчетов о ходе проектов для руководителя

Требования:

1. Высшее образование

2. Опытный пользователь MS Office

3. Опыт аналогичной работы не менее 3 лет (проектное управление, протоколы встреч, административная поддержка, деловая переписка, составление документов и т.д.)

4.Опыт работы с первыми лицами Компании (генеральные директора, собственники бизнеса)

5. Грамотный русский язык

1. Официальное оформление с 1го рабочего дня
2. График работы смещен во вторую половину дня (не ранее 11.00-12.00 начало рабочего дня)
3. Место работы: 3 дня в неделю (понедельник, среда, пятница) комфортный офис в центре Москвы: м. Серпуховская/ Добрынинская/Павелецкая, ул. Щипок 11 стр1 (шаговая доступность от метро); 2 дня в неделю (вторник, четверг) комфортный офис в г. Дзержинский, ул. Энергетиков, д.1 (600 метров от МКАД
4. Уровень оклада (дохода) обсуждается с успешными кандидатами по итогам очной встречи
5. Корпоративное обучение
6. Социальный пакет (ДМС, включая стоматологию, корпоративная связь, скидки на фитнес, компенсация обучения английскому языку, подарки на гендерные праздники, подарки для детей сотрудников на Новый год и пр.)