Задачи:
- Организация встреч
- Ведение календаря руководителя в Outlook (постановка, перенос встреч, сбор повесток дня и материалов к встрече)
- Ведение протоколов встреч, фиксация поручения в системе контроля поручений (Jira, Kaiten)
- Организация встреч с внешними участниками (взаимодействие с ассистентами партнеров)
- Подготовка обзора на день / неделю / месяц для генерального директора
- Стратегический взгляд на календарь – умение расставлять приоритеты
- Работа с напоминаниями
- Ведение системы напоминаний
- Подготовка ежедневного обзора напоминаний / задач для руководителя
- Обеспечение жизнедеятельности руководителя
- «Владение» кабинетом и переговорной комнатой (канцелярия, вода и прочее)
- Чай / кофе / заказ еды
- Личные поручения (до 30% задач)
- Работа с контактами
- Сбор и ведение базы контактов (номера, адреса, ассистенты, дни рождения и знаковые даты)
- Управление подарками (сбор потребности, обеспечение доставки, предложения по подаркам, отчетность)
- Работа с поручениями
- Ведение реестра поручений (Jira, Kaiten)
- Мониторинг исполнения поручений и предоставление статуса
- Прочие задачи
- Взаимодействие с руководящим составом, коммуникация и информационная поддержка
- Подготовка документов к подписанию (умение уловить суть и коротко рассказать руководителю)
- Ведение учета расходов (личных и корпоративных)
- Travel-поддержка (минимальное количество)
- Ad hoc задачи
Требования:
- Релевантный опыт работы
- Гибкость и большое желание развиваться и погружаться в различные аспекты бизнеса
- Умение погружаться в детали
- Умение систематизировать процессы
- Продвинутое владение Outlook
- Владение Power Point (можешь подготовить слайды по запросу в корпоративном шаблоне)
- Владение Excel (можешь работать со сводными таблицами)
- Владение Jira, Confluence, Kaiten, Asana или другими подобными сервисами
- Умение выстраивать работу в команде (позиция предполагает 1 человека в подчинении)
- Организованность, внимательность, умение слушать
Что мы предлагаем:
- Оформление согласно ТК РФ
- Комфортный офис (м. Павелецкая)
- График работы: 5/2 (9-18)
- ДМС
- Корпоративный ноутбук
- Годовой бонус
- Интересные задачи и быстроразвивающейся компании Федерального уровня
- Реальная возможность карьерного роста - штат компании за последний год увеличился в два раза, в первую очередь мы рассматриваем кандидатов на повышение из внутреннего кадрового резерва
- Корпоративная скидка для сотрудников на покупки через BestBenefits — сервису скидок и привилегий для приобретения различных товаров и услуг
- Кофе/чай/фрукты в офисе
- Корпоративное обучение, тренинги и мероприятия
- У нас ты сможешь найти друзей по интересам — в компании есть спортивные команды, обучающий портал, онлайн библиотека и множество других интересных инициатив корпоративной культуры