Истлайн Инжиниринг
Офис-менеджер
Не указана
- Прием посетителей
- Пользователь ПК
- MS Outlook
- Грамотная речь
- Английский язык
- Деловая переписка
- Работа с документами
- Поддержка работы офиса
- Входящая корреспонденция
- Обеспечение жизнедеятельности офиса
- Деловая этика
- Делопроизводство
- точность и внимательность к деталям
- Организация деловых поездок
- Работа с оргтехникой
- Документальное сопровождение
- Английский — B1 — Средний
Обязанности:
- Планировать встречи, назначенные встречи и визиты, в связи с этим вступать в контакт с контрагентами и осуществлять необходимые коммуникации;
- Помогать в проведении офисных или онлайн-совещаний без каких-либо сбоев, обеспечивать выполнения всех необходимых подготовительных работ и поддержание технических устройств, таких как компьютеры, телевизоры, экраны, микрофоны и т.д., быть готовым к работе, включая настройки программного обеспечения, которое предполагается использовать во время онлайн-совещания;
- Помогать в планировании программ поездок, ознакомительных поездок и расходов на проживание, покупке билетов, бронировании отелей по оптимальным ценам, организации трансферов из аэропорта и гостиниц и других операций;
- Помогать в оформлении виз для иностранных сотрудников;
- Помогать в планировании и организации любых других услуг, таких как аренда автомобилей/квартир, услуги курьера, уборка, вывоз мусора и т.д., связанных с работой офиса;
- Координировать свои действия с ИТ-отделом и администрацией здания, отвечать за поддержание общего состояния офиса, офисных устройств и оборудования, таких как ксероксы, принтеры, компьютеры, кухонное оборудование, мебель и т.д., а также поддерживать их в готовности к работе и организовывать необходимый ремонт;
- Составлять бюджет офиса, подготавливать и/или проверять заказы на покупку необходимых канцелярских товаров и расходных материалов, проводить маркетинговые исследования, принимать предложения и предоставлять их по соответствующей стоимости, следить за тем, чтобы все расходы оплачивались вовремя;
- Собирать счета-фактуры на офисные расходы, хранить, подшивать и регистрировать их надлежащим образом и передавать в бухгалтерию;
- Работать в обычном режиме с 9:00 до 18:00 с понедельника по пятницу;
- При необходимости работать сверхурочно по указанию менеджера (ов).
- Владения английским языком В-1;
- Хорошее владение русским обязательно;
- Ориентированный на решение задачи/проблемы характер;
- Опыт работы на аналогичной позиции от 3 лет;
- Предпочтительно наличие диплома университета;
- Соглашаться на работу в нерабочее время, когда это необходимо;
- Знание программ Microsoft Office (Excel, Word и т.д.) как преимущество.
- Оформление по ТК РФ;
- График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00