ООО "Ред Софт" - отечественный поставщик решений и услуг в области информационных технологий. Компания осуществляет комплексные проекты в области хранения и управления данными на основе собственного промышленного программного обеспечения, включая операционную систему, СУБД и прочие системные компоненты. Наша компания активно развивается, создает новые технологические решения и расширяет охват рынка IT.
Что мы готовы предложить:
Работу в аккредитованной Минцифры IT-компании, продукты которой находятся в реестре российского ПО;
Интересные задачи и дружный коллектив;
Стабильная заработная плата с ежегодной индексацией;
ДМС (включая стоматологию);
Гибкое начало рабочего дня(возможность гибридного графика) ;
Основные задачи:
1.Ведение документооборота
Организация и контроль документооборота с подрядчиками
Координация и контроль всех процессов обмена документами с подрядчиками.
Сбор, систематизация и архивирование документов партнеров, включая контракты, отчеты и акты выполненных работ.
Обеспечение своевременной подачи, подписания и согласования всех необходимых документов. Организация электронной и физической архивации для надежного хранения информации.
Взаимодействие с подрядчиками и партнерами
Координация встреч, переговоров и мероприятий
Согласование и организация встреч, переговоров и других мероприятий с партнерами. Ведение переписки с подрядчиками и контроль выполнения договорных обязательств.
Обеспечение своевременного получения и отправки необходимых документов и материалов.
Организация доставок и курьерских услуг
Прием доставок от курьеров и оформление необходимых документов.
Уведомление сотрудников отдела о доставках и передача их ответственным лицам. Контроль за состоянием и сохранностью материальных ценностей.
Менеджмент внутренних мероприятий
Уведомление сотрудников о встречах, совещаниях и других событиях
Разработка и рассылка уведомлений о запланированных встречах, конференциях и тренингах. Напоминание о важных мероприятиях и помощь в их организации.
Организация видеозвонков и управление календарями встреч сотрудников.
Протоколирование и согласование решений
Присутствие на внутренних встречах департамента (онлайн, оффлайн)
Ведение протоколов встреч, фиксация ключевых решений и задач. Контроль за исполнением принятых решений.
Согласование итоговых решений с ответственными лицами и доведение их до сотрудников.
Обеспечение эффективной работы офиса
Контроль наличия офисных материалов и оборудования.
Обеспечение достаточного количества офисных принадлежностей, необходимых устройств.
Если необходимо, организация закупок канцелярских товаров и технических устройств. Контролирование административных и хозяйственных вопросов, связанных с офисом.
Систематизация информации
Ведение базы данных по подрядчикам, проектам и внутренним процессам
Разработка структуры и формирование базы данных, включающей контракты, отчеты и акты.
Поддержка сотрудников и внутренних коммуникаций
Контроль за тем, кто из сотрудников работает удалённо, а кто в офисе. Мониторинг расписания.
Участие в обеспечении сотрудников техникой, пропусками и прочим
Оповещение сотрудников о важных изменениях, сроках, нововведениях в компании.
Сбор и систематизация информации о статусе задач и инициативах в департаменте. Помощь HR департаменту в адаптации новых сотрудников (введение в процессы, знакомство с командой, доступ к внутренним ресурсам).
Что ждём от опыта:
Высшее образование.
Опыт работы с документооборотом/делопроизводством
Опыт работы с офисными программами (Microsoft Office, Libre Office).
Владение инструментами для организации работы (таск-трекеры)
Навыки протоколирования встреч и контроля за исполнением решений.
Личностные качества
Коммуникабельность, организованность и внимательность.
Умение планировать и управлять своим временем.