Офис - менеджер / Помощник руководителя

Наша агентство W3Promo занимается как SEO продвижением сайтов, так и их созданием. Работаем успешно и давно, добиваемся результатов для клиентов. Дружный и небольшой коллектив специалистов.

Мы ищем человека, кто понимает, что в Digital тяжело и много своей нервной работы, и надо разгрузить руководство и специалистов от рутины по офисным задачам и проблемам, взять часть работы по типовым рутинным процессам на себя.

Ищем специалиста с небольшим опытом, но крепкого и адаптивного. Как назовем эту должность- офис менеджер, администратор или секретарь с функциями личного помощника, не важно. Главное- качественно и быстро выполненная работа по поставленным задачам и снятие части рутины.

Обязанности:

• Выполнение задач от руководителя компании (ведение ежедневника, планирование встреч, личных дел, отчетность)
• Информационная помощь руководящим лицам
• Прием и распределение входящих телефонных звонков между сотрудниками
• Частично холодные звонки по поручению менеджера отдела
• Регистрация и учет входящих и исходящих писем, документации, подготовка и оформление писем на бланке организации
• Организация архива корреспонденции и документации
• Проверка, фиксация и контроль задач сотрудников на рабочий день, неделю, месяц
• Осуществление контроля за своевременным прохождением и исполнением документов, в том числе, содержащих поручения руководителя ответственным исполнителям
• Организация заседаний, рабочих совещаний, встреч и иных мероприятий, их протоколирование
• Ведение базового кадрового делопроизводства организации (учет, расписания и тд)
• Обеспечение хозяйственного обслуживания офиса (техника, подрядчики, уборка, канцелярия, курьерские службы, доставки воды)
• Организация работы с курьерскими службами и водителями/доставками
• Помощь по задачам контент-менеджерам, проджект-менеджеру и специалистам
• Поиск информации и ее обработка, структурирование данных, внесение информации на сайты
• Cканирование, копирование, печать документов
• Встреча/Прием посетителей компании
• Помощь в первичном подборе необходимого персонала / сотрудников
• Размещение вакансий, первичный отбор и приглашения на собеседования, звонки кандидатам
• Организация встреч с подрядчиками и партнерами
• Организация нечастых внутренних мероприятий и встреч
• Редкая работа с командировкой и планированием поездок/расписаний

Требования:

• Умение работать в режиме многозадачности
• Стрессоустойчивость
• Презентабельный и опрятный внешний вид
• Чистоплотность
• Ответственность и исполнительность
• Доброжелательность и эмпатия
• Желание развиваться в компании
• Грамотная устная/письменная речь, четкая дикция
• Быстрая печать, желательно скоропечать
• Уверенный пользователь ПК
• Опытный пользователь офисных программ (MS Office etc)
• Уверенная работа с оргтехникой
• Знание базовых правил делового этикета
• Коммуникабельность, внимательность
• Способность работать с разными людьми и налаживать эффективное взаимодействие
• Высокий уровень самоорганизации и высокое качество выполнения задач
• Аккуратность в работе, самостоятельность в поиске вариантов решения задачи
• Ответственность и нацеленность на результат (доведение задачи до логического завершения)

Условия:

• Полная занятость, 5/2 и полный рабочий день

• Гибкий старт и окончание рабочего дня (с некими рамками 9-10.30 часов старта работы)

• Работа только в офисе, центр Москвы- Красные ворота 3 мин пешком

• Зарплата от 60 до 80 тыс. рублей на руки (оклад+)

• Стартовый оклад на испытательный зависит от опыта и навыков кандидата

• Испытательный срок 3 месяца

• Оплачиваемый отпуск и больничные, праздничные- официальные

• Перспективы профессионального и роста в деньгах (дополнительная нагрузка или движение внутри компании);

Ждем ваших качественных откликов, звонков и уточняющих вопросов.