Личный ассистент руководителя

Меня зовут Юлия, я работаю в двух направлениях - развиваю производство авторских светильников в Санкт-Петербурге и запускаю HR-направление: рекрутинг и настройка корпоративной культуры.

Так как я ищу личного ассистента, я думаю важно рассказать о себе и своих проектах.

Начну с производства. Мы молодой бренд авторского света.

Можно сказать нам второй год, я одна курирую его и да... это очень тяжело.

Я отвечаю за всё: разработку новых моделей, производство, общение с клиентами и поиск партнеров.

Мы уже участвовали в крупных выставках, таких как ArtDOM и Московская неделя дизайна и интерьера. Наши светильники выставлялись в Новой Третьяковке и в Русском музее прикладного искусства.

Моя мечта - свой красивый, большой цех в центре Санкт-Петербурга и презентация российских дизайнеров на весь мир.

Да, в команде из одного человека это движение будет долгим и трудным. В целом я к этому готова, но предлагаю идти к этой мечте вместе.

А второй проект - это рекрутинг и настройка корпоративной культуры.

Этот проект я больше рассматриваю как своё предназначение.

У меня хорошо получается помогать компаниям расти и я чувствую свою ответственность в этом направлении.

По корпоративной культуре у меня есть отработанная “Воронка безошибочного найма”, вы собственно в неё и попали:)

Но я физически смогу работать максимум с 1-2 компаниями.

Если тебе будет интересно расти как рекрутеру и настраивать “Воронку найма”, я научу тебя и мы вместе сможем быстро закрывать вакансии.

Вот именно сейчас мне нужна помошь с рекрутингом.

Например, вносить данные по кандидатам в CRM-систему, готовить отчет для собственников, обзванивать кандидатов и приглашать на собеседования, рассылать тестовые задания.

Пока собеседования провожу я, но в дальнейшем я научу тебя проводить собеседования и оценивать кандидатов. А может у тебя это будет получаться даже лучше, это будет чудесно!

Скорее всего у меня появятся новые идеи для бизнеса и мы занырнем и в них. Признаюсь, они уже есть, но пока рано о них рассказывать.

Я иду за интересом, устойчива к неудачам и всегда ищу креативные и красивые решения даже в сложных ситуациях.

Кого я вижу в качестве ассистента и партнера:

• Я не умею соблюдать life balance, увлекаясь работой, я забываю про сон, обед и ужин.
• Мне нужен человек, у которого внутреннее ядро личности - любовь и служение людям. Ему искренне нравится помогать и поддерживать.
• Мне нужен такой же человек, который следует за интересом и рассматривает жизнь - как увлекательное путешествие, а личностный рост получает через опыт.

Чем предстоит заниматься:

По производству:

• немного разбираться в чертежах,
• курировать производство: писать подрядчикам, контролировать сроки, заказывать доставку деталей,
• искать новых подрядчиков: по сварке, гибке труб, окрашиванию. Да, у нас есть подрядчики, но всегда нужно иметь запасные варианты с лучшими сроками и ценой/качеством,
• иногда искать расходники: например, трубу из нержавейки 20х2 бесшовную, это простая задача, но требует много времени на переписку,
• заказывать рендеры у дизайнеров,
• готовить таблички по производству, финансам, наводить в них порядок,
• вместе готовить фотосессии: искать фотографа, выбирать студию или место съемки, закупать реквизиты. Да, это творческая задача, но такие фотосессии мы проводим 1 раз в полгода, поэтому если вы ищите исключительно творческие задачи, эта вакансия не про это,
• выезжать со мной на выставки, общаться с дизайнерами, презентовать наш бренд, собирать контакты,
• собирать и упаковывать светильники, признаюсь честно - ненавижу упаковывать, поэтому эта задача со временем будет на тебе.

Светильники - это конечно не мебель, но мы вместе будем их грузить, поднимать, держать, поэтому физическая сила пригодится:)

А ещё я не вожу машину и, если у тебя есть права - это будет плюсом, но не обязательно.

По HR-направлению

• Иногда ассистировать на встречах
• Вести протокол встреч
• Разбирать отклики на hh.ru
• Проводить обзвон кандидатов для приглашения на собеседование
• Вносить данные в CRM-систему и готовить аналитику
• Предлагать свои идеи по улучшению HR-воронки

И есть очень личные задачи:

• Иногда напоминать про обед
• Помогать готовить личные фотосессии
• Иногда помогать с личными покупками
• Напоминать что существует life balance

Задач конечно много, но пока начнем с неполного рабочего дня, с загрузкой на 2-4 часа.

Затем нужно будет включаться на весь рабочий день.

Я не ожидаю, что один человек сможет справляться с такими разноплановыми задачами (хотя я справляюсь, это реально), возможно мы сразу сформируем команду из 2-3 ассистентов.

Кого я ищу:

• Не важен пол, возраст и образование.
• Географически ты должен находиться в СПб, но не обязательно.
• Тебе должны нравится задачи, которые я перечислила выше.
• Ты комфортно себя чувствуешь в режиме многозадачности.
• Ты можешь быть и экстравертом и интровертом, но точно не должен бояться звонить клиентам, подрядчикам и кандидатам. Именно ЗВОНИТЬ, если это нужно и стоит задача ЗВОНИТЬ.
• Важна грамотная письменная и устная речь, это я буду проверять. Не так страшно написать с ошибками производству, но очень плохо писать с ошибками клиентам и дизайнерам.
• Ты должен любить людей и у тебя должно быть искреннее желание быть опорой и поддержкой в моих начинаниях.
• Тебя должны увлекать и заряжать мои цели, ценности и идеи - иначе ничего не получится.
• Ты не должен психовать и расстраиваться, если я пишу в выходные или поздно вечером, так как может прилететь важная и срочная задача, а утром мне будет не до неё.
• Ты должен комфортно себя чувствовать, когда я прошу ежедневно присылать мне план-факт и вести встречи в гугл-календаре. Если ты не будешь системным и исполнительным, у нас точно ничего не получится.

В сопроводительном письме напиши, пожалуйста:

1. какие задачи в вакансии тебе больше всего понравились: может быть все или только часть,
2. мне правда важно понимать твои цели и ценности, поэтому хотя бы коротко расскажи о них, а лучше развернуто, ведь я выбираю напарника, а не набор характеристик,

3. какие у тебя ожидания по зарплате:

• за почасовку

• за пол рабочих дня

• на полную загрузку (8 часов 5/2)

4. готов(а) ли ты сделать небольшое тестовое задание?

Так как пока у меня нет ассистента разбор откликов будет не таким быстрым, но я обязательно всем отвечу:-)

Обратите внимание: отклики без сопроводительного письма не рассматриваю. Мне хочется видеть в качестве ассистента внимательного и вдумчивого человека.