HR/HSE specialist

Are you passionate about ensuring the HR operations house in order and safety and well-being of employees while driving compliance with industry regulations? Novo Nordisk is seeking a dynamic individual to join our team as our new HR (Human Resources) Operations and Health, Safety, and Environment (HSE) specialist. Apply today and join us for a life-changing career.

The position

As our new HR/HSE specialist you will coordinate a wide range of HR administrative activities. This role will play a crucial part in supporting our documentation processes, recruitment & onboarding procedures, and maintaining seamless HR operations. You will also develop and implement health, safety, and environment policies and procedures to ensure compliance with relevant regulations and standards. This includes conducting risk assessments, delivering training programs, investigating incidents, and maintaining accurate records. You also will serve as the primary point of contact for HSE-related inquiries and coordinates with external agencies or authorities. The position is based in Kazakhstan (Almaty) and provides support to CEM (CA, CAU, Mongolia) countries.

Your key accountabilities will be:

• Coordinate talent attraction efforts, including business cases and welcome kits, and ensure all new starters receive a professional induction process and onboarding/offboarding procedures, oversee exits/transfers.
• Assist employees with requests for references, guaranty letters, visa documentation, and other HR-related inquiries.
• Ensure that all new starters receive a professional induction process.
• Administer leaver procedures and update HR records in SAP as necessary.
• Support and manage various personnel and organizational projects, events.
• Process HR administrative tasks, including personnel file management, entry and exit formalities, and immigration-related procedures, documentation (in three languages: KZ, RU, ENG).
• Maintain employee job descriptions, ensuring they are updated and signed.
• Prepare and process salary data, manage absence records, and coordinate with external payroll providers for seamless payroll operations.
• Control and maintain the time management system, overseeing accurate registration of working hours, timesheets, vacation schedule.
• Handle reporting for HR and organization travel expenses and enforce timely closure of expense reports.
• Manage contract and vendor activities within the HR department and maintain an organized intranet site using SharePoint.
• Ensure alignment with Finance/Accounting regarding HR-related costs and budgets.
• Develop and implement HSE policies, conduct risk assessments, and deliver HSE training programs.
• Investigate incidents and accidents, implementing corrective actions as necessary.
• Promote employee health and well-being through various programs and resources.
• Serve as the primary contact for HSE inquiries and manage company crisis response efforts.
• Train internal stakeholders on proper document archiving practices and manage business-critical documentation.

Qualifications

As HR/HSE specialist you have to have the ability to handle confidential information with discretion and maintain a high level of professionalism. You have to be excellent in communication and interpersonal skills being comfortable working in a team as well as on your own.

To be effective in this role, it is an advantage to have:

• Bachelor’s degree in human resource management or legal
• Minimum of 3 years of experience in HR support or administration, and in Health, Safety, and Environment (HSE) or Crisis Response and Management (CRT)
• Confidence with KZ (AZ and UZ if needed) Labor Code regulations, as well as with HR processes and procedures
• Strong attention to detail and organizational skills
• Fluent English

Компания Novo Nordisk ищет динамичного человека, который присоединится к нашей команде на позицию специалиста по персонала в области HR и охраны труда, здоровья и окружающей среды (HSE). Подайте заявку сегодня и присоединяйтесь к нам!

Должность

В качестве нашего нового специалиста по HR/HSE вы будете координировать широкий спектр HR-административных действий. Эта роль сыграет ключевую роль в поддержке наших процессов документации, процедур набора и адаптации, а также в обеспечении бесперебойной работы отдела персонала. Вы также будете разрабатывать и внедрять политики и процедуры в области охраны труда, здоровья и окружающей среды, чтобы гарантировать соблюдение соответствующих норм и стандартов. Это включает в себя проведение оценки рисков, проведение учебных программ, расследование инцидентов и ведение точных записей. Вы также будете основным контактным лицом для запросов, связанных с HSE, и будете координировать взаимодействие с внешними агентствами или органами. Должность находится в Казахстане (Алматы) и предоставляет поддержку странам CEM.

Ваши ключевые обязанности будут:

• Координировать усилия по привлечению талантов, включая бизнес-кейсы, обеспечивать, чтобы все новые сотрудники прошли профессиональный процесс введения в должность и процедуры адаптации/увольнения, контролировать процессы выхода/переводов.

• Помогать сотрудникам с запросами на рекомендации, гарантии, визовую документацию и другие запросы, связанные с HR.

• Обеспечивать, чтобы все новые сотрудники проходили профессиональный процесс введения в должность.

• Управлять процедурами увольнения и обновлять записи HR в SAP по мере необходимости.

• Поддерживать и управлять различными проектами, связанными с персоналом и организацией, мероприятиями.

• Обрабатывать административные задачи HR, включая управление личными делами, формальности при входе и выходе, а также процедуры, связанные с иммиграцией, документацию (на трех языках: казахском, русском, английском).

• Поддерживать описания должностей сотрудников, обеспечивая их актуальность и подписание.

• Подготавливать и обрабатывать данные о заработной плате, управлять записями об отсутствии и координировать работу с внешними провайдерами заработной платы для бесперебойной работы платежной системы.

• Контролировать и поддерживать систему учета рабочего времени, следя за точной регистрацией рабочего времени, табелей учета рабочего времени, графиков отпусков.

• Осуществлять отчетность по расходам на поездки, связанные с HR и организацией, и обеспечивать своевременное закрытие отчетов о расходах.

• Управлять контрактами и активностями поставщиков в отделе HR и поддерживать организованный внутренний сайт с помощью SharePoint.

• Обеспечивать согласование с финансовым/бухгалтерским отделом по вопросам затрат и бюджета, связанных с HR.

• Разрабатывать и внедрять политики HSE, проводить оценки рисков и проводить учебные программы HSE.

• Расследовать инциденты и несчастные случаи, внедряя корректирующие действия по мере необходимости.

• Продвигать здоровье и благополучие сотрудников через различные программы и ресурсы.

• Быть основным контактом по запросам HSE и управлять усилиями по реагированию компании на кризисные ситуации.

• Обучать внутренних заинтересованных лиц правильной практике архивации документов и управлять критически важной документацией для бизнеса.

Квалификации

В качестве специалиста по HR/HSE вы должны иметь возможность обрабатывать конфиденциальную информацию с дискретностью и поддерживать высокий уровень профессионализма. У вас должны быть отличные коммуникативные и межличностные навыки, вам должно быть комфортно работать в команде, а также самостоятельно.

Чтобы быть эффективным в этой роли, будет преимуществом иметь:

• Степень бакалавра в области управления персонала или права.

• Минимум 3 года опыта в поддержке HR или администрировании, а также в области охраны труда, здоровья и окружающей среды (HSE) или реагирования на кризисы и управления ими (CRT).

• Уверенность в знании трудового законодательства Республики Казахстан (и законодательства Азербайджана и Узбекистана, если это необходимо), а также в процессе и процедурах HR.

• Сильное внимание к деталям и организационные навыки.

• Свободное владение английским языком.