Личный помощник в приемную генерального директора

Обязанности:

1. Управление календарем и графиком совещаний:

• Оперативный мониторинг и координация графика Министра, курирующего заместителя и других руководителей;
• Сверка повесток совещаний, внесение оперативных изменений (вопросы, формулировки, докладчики, участники);
• Мониторинг графика при переносах совещаний (Оперативное внесение изменений в график руководителя);
• Согласование замен участников или времени совещаний (без ущерба для сроков исполнения поручений);
• Оповещение сотрудников о графике руководителя, всех изменениях и переносах (дублирование информации в месседжеры участникам);
• Бронирование переговорных комнат;
• Организация конференц-коллов / ВКС.

2. Организация совещаний (в т.ч. выездных):

• Заказ пропусков для участников;
• Организация парковки;
• Оповещение участников, подтверждение их присутствия;
• Подготовка схем проезда;
• Формирование и актуализация списков участников и повесток.

3. Подготовка и контроль комплектов документов для доклада:

• Оповещение ответственных исполнителей о требованиях и сроках (в т.ч. через WhatsApp);
• Сбор материалов от курирующих специалистов согласно списку;

• Тщательная проверка материалов (Соответствие повестке, Полнота комплекта, Оформление: наличие и качество печати (цветопередача, масштаб), качество бумаги, нумерация, наличие необходимых реквизитов: даты, подписи на сопроводительных документах, Наличие согласований/виз/отметок о поручениях, проверка их актуальности);

• Оперативная распечатка материалов;

• Загрузка материалов в папку в систему Pyrus;

• Согласование документов с Генеральным директором.

4. Организация и Контроль совещаний и документооборота:

• Протоколирование внутренних совещаний и ВКС;
• Контроль внутренних совещаний: оповещение, приглашение, проверка наличия повесток, списков, материалов;
• Контроль внутренних совещаний: оповещение, приглашение, проверка наличия повесток, списков, материалов;
• Контроль исполнения поручений в системах документооборота.

5. Оперативная поддержка и коммуникация:

• Обработка входящих запросов из вышестоящей организации (почта, мессенджеры);
• Мониторинг и первичная обработка почты руководителя;
• Оперативная и четкая коммуникация с сотрудниками вышестоящей организации и других подразделений;
• Информирование водителей о графике Генерального директора, уточнение деталей (заезды, высадки, схемы проезда);
• Выполнение личных поручений руководителя;

6. Административно-хозяйственное обеспечение:

• Подготовка переговорных: проверка наличия воды, бумаги, ручек у Генерального директора;
• Организация подписания документов руководителем;
• Простановка печати на документы (при наличии полномочий);
• Организация чая/кофе, обедов (по необходимости);
• Контроль работы уборщиц (в части уборки рабочих зон приемной);
• Подготовка архивных материалов к уничтожению;

• Ежедневная проверка кабинета руководителя перед началом рабочего дня.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы помощником руководителя не менее 3-х лет, желательно в государственных структурах или крупных корпорациях;
• Знание делового этикета и протокола;
• Высокий уровень работы с MS Office (Word, Excel, Outlook, Google календарь);
• Внимание к деталям;
• Многозадачность и стрессоустойчивость: умение работать в условиях жестких дедлайнов и высокой нагрузки, оперативно реагировать на изменения;
• Ответственность и надежность: умение брать на себя ответственность за результат;
• Отличные коммуникативные навыки: четкая, грамотная устная и письменная речь (русский язык), умение взаимодействовать с людьми разного уровня;
• Организаторские способности умение планировать, приоритезировать, предвидеть потребности;
• Готовность к ненормированному рабочему дню.

Условия:

• Оформление по ТК РФ

• Профессиональный коллектив

• Полный день (5/2), фактически - ненормированный в связи со спецификой должности.

Вакансия предполагает работу на двух значимых площадках – Стремянный переулок, 38 и Башня ОКО (Москва-Сити).

Организация графика:

Три секретаря работают по сменному ротационному графику, обеспечивая непрерывную поддержку:

1. Фиксированная утренняя смена (8:00-17:00) в офисе на Стремянном переулке.

2. Фиксированная утренняя смена (8:00-17:00) в Башне ОКО.

3. Вечерняя гибкая смена (13:00 - окончание работы руководителя) на площадке, определенной графиком руководителя на текущий день.

Смена локации и графика для сотрудников происходит циклически, согласно утвержденному графику.