Персональный ассистент с функциями офис-менеджера

В поисках персонального ассистента с функциями офис-менеджера. Вакансия подойдет тем, кто хочет расти и развиваться. Кто любит и умеет работать с разными интересными задачами, общаться с людьми разного уровня, посещать мероприятия; кому нравится быть незаменимым помощником для руководителя.

Сфера деятельности: студия архитектуры и дизайна частной недвижимости: квартиры, загородные дома. Проектирование и реализация объектов, городских и загородных.

Ранее ассистента не было. Руководитель перегружен и нуждается в поддержке ассистента. Необходимо повысить эффективность и организованность дела за счёт структурного, исполнительного помощника.

Обязанности 50% бизнес, 50% личные:

• Ведение календаря, задачника и списка идей;

• Организация встреч, онлайн и офлайн;

• Протоколирование встреч, контроль исполнения задач;

• Составление презентаций, отчётов, аналитика;

• Коммуникация с клиентами, подрядчиками, контроль дедлайнов;

• Ведение и проверка финансовой отчетности, сбор отчетов от сотрудников; акты, отправка и приемка документов;

• Поиск подрядчиков/линейных сотрудников, размещение вакансий;

• Жизнеобеспечение офиса;

• Оплата сервисов, напоминание о подачи налоговых деклараций;

• Сопровождение на выездах на объекты или встречи/мероприятия;

• Съёмка контента, помощь в подготовке к съёмке и встречам;

• Работа с контентом, распаковка встреч, запись и структурирование;

• Организация работы команды и контроль сотрудников;

• Координация проектов;

• Запись на услуги (салон красоты, массаж, SPA, косметологи, барбер шоп, мед клиники);

• Travel support – помощь в организации командировок; составление маршрутов;

• Бронирование ресторанов, мероприятий;

Требования:

• Релевантный опыт от 1 года;

• Высшее образование и знание англ будет преимуществом;

• Знание программ: таблицы excel и google (пользовательский уровень), bitrix будет преимуществом, Google и Microsoft пакет, умение снимать на телефон фото и видео контент;

• Портрет кандидата: структурный, собранный, четкий, системный, исполнительный, честный, грамотный, дисциплинированный, ответственный, доводишь все задачи до конца и в срок; презентабельный внешний вид. Способен быть лицом компании, представлять интересы руководителя на встречах. Желание расти, быть рядом и помогать.

Неприемлемо: хаос, несобранность; излишняя болтливость или напористость.

Условия:

• Заработная плата: оклад до 130.000 ₽ на руки (обсуждается с успешным кандидатом);

• Оформление: ТК РФ, самозанятость (обсуждается);

• Формат работы: офис м. Тульская (2 минуты от метро), 1 день удаленно, остальные дни офис и сопровождение руководителя на встречах, мероприятиях. В офисе предоставляется рабочий ноутбук, чай/кофе, сладости;

• График работы: 5/2 9:00-18:00 (быть на связи до 22:00 в случае необходимости);

• Командировки: возможны редко в МО и 1 раз в год в Китай с руководителем.

Этапы:

1) Онлайн собеседование с экспертом ST;

2) Онлайн собеседование с руководителем;

3) Офлайн собеседование с руководителем.