Делопроизводитель / помощник руководителя

В строительную организацию требуется специалист по документообороту/секретарь.

Обязанности:

• Ежедневный мониторинг офисной почты и ответ на письма, переадресация писем на почту ответственным сотрудникам и в рамках единой почты (папки);
• Набор писем на бланке организации, отправка по электронной почте контрагентам;

• Почта России (получение писем по извещениям и отправка 2-х экз. документов контрагентам);

• Сканирование / копирование / распечатка / заверка документов;

• Заказ канцелярии, воды, кофе в офис;

• Оформление доверенностей на получение ТМЦ для коллег (по шаблону);

• Встреча посетителей, оформление разовых и постоянных пропусков;

• Составление договоров подряда, выполненных услуг, продажи товаров и пр. (имеются шаблоны);

• Отслеживание наличия оригиналов документов в офисе и запрос у контрагентов при их отсутствии (договора, акты, упд);

• Хранение и системное архивирование документов по папкам в офисе;

• Помощь удаленному специалисту по кадрам при оформлении новых сотрудников: сбор документов на оформление, сканирование и отправка их кадровику, раскладывание в папку по кадровым делам, заверка копий трудовых книжек по просьбам сотрудников;

• Сбор документов при участии в тендерах или запросах контрагентов (учредительные, актуализация анкет, запрос в бухгалтерии деклараций отчетностей, заполнение справок по формам), заказ Выписок СРО при необходимости;

• Согласование с руководителем счетов и оплат, присланных в офисную почту и дальнейшая передача их в бухгалтерию;

• Раскладывание по папкам отработанных бухгалтерией первичных документов (УПД, акты, счета, договора);

• Помощь в сборе первичной бухгалтерской документации - закрывающих документов от контрагентов;

• Помощь бухгалтеру для ответов на требования контролирующих органов: поиск в офисе документов по спискам от бухгалтера, сканирование).

• Законченное высшее образование приветствуется;
• Грамотная речь, общая эрудиция;
• Навыки работы по решению вышеперечисленных задач;
• Опытный пользователь ПК (знание программ Word, Excel);
• Опыт работы от 1 года.

• График работы: пн-пт с 10:00 до 18:00;
• Отсутствие холодных звонков;
• Молодой дружный коллектив;
• Испытательный срок - 1 месяц.