Офис-менеджер

Группа Компаний Icon (ГК Icon) – это девелоперская экосистема для оказания услуг и разработки продуктов закрытого цикла: от купли квартиры до заселения, дизайна интерьера, ремонтных работ, и обслуживания домов.

Мы ищем в нашу дружную команду Офис-менеджера.

Задачи которые нужно будет решать:

• Встреча клиентов и посетителей офиса с улыбкой, создание доброжелательной атмосферы;
• Консультация клиентов по телефону, электронной почте или лично;
• Предоставление информации о компании, услугах или продуктах в доступной и профессиональной форме;
• Регулирование возможных претензий или недопонимания со стороны клиентов, сохраняя позитивный настрой;
• Обеспечение бесперебойной работы офиса, включая поддержание порядка, координацию уборки и технического обслуживания;
• Ведение учета остатков хозяйственных товаров (кофе, чай, моющие средства и т.д.);
• Контроль за своевременным пополнением запасов;
• Взаимодействие с поставщиками товаров/услуг, оформление заказов на офисные и хозяйственные товары/услуги. Контроль качества и сроков поставки, оформление оплат в 1C;
• Подготовка, оформление и подписание договоров с поставщиками/партнерами;
• Ведение электронных реестров. Ведение деловой переписки, учет входящей и исходящей корреспонденции;
• Систематизация бумажного и эл.архива договоров/писем/приказов;
• Организация деловых поездок, оформление виз, подготовка и подача документов для получения виз для сотрудников;
• Выкуп авиабилетов для сотрудников;
• Выбор и бронирование отелей для командировок или корпоративных поездок;
• Организация трансферов, предоставление сотрудникам полной информации о поездках;
• Участие в организации мероприятий. Заключение договоров, контроль оплаты, закуп товаров.

Наши ожидания:

• Обязателен опыт в должности личного помощника/ассистента/офис менеджера/администратора офиса от 1 года. Предпочтителен опыт в гостиничном бизнесе, в сфере обслуживания на административной должности. Опыт работы с клиентами, организации поездок и мероприятий;
• Среднее специальное или высшее образование;
• Опыт оформления виз, знание требований консульств, умение готовить и подавать документы, отслеживать статус заявлений;
• Уверенное использование MS Office (Word, Excel), почтовых клиентов, базовые знания IC;
• Умение создавать доброжелательную атмосферу, находить общий язык с клиентами, гостями и коллегами, быть улыбчивым и приветливым;
• Владение русским и кыргызским языками на высоком уровне (грамотная устная и письменная речь). Знание других языков будет преимуществом;

Что мы предлагаем:

• Работу в офисе с современной инфраструктурой и комфортными условиями для ежедневной работы в южной части г.Бишкек;
• Работу в дружной, профессиональной команде;
• Вкусные обеды за счет компании;
• Возможности для профессионального развития (обучение, тренинги, семинары);
• Социальный пакет, предусмотренный законодательством КР;
• График: 5/2, 9:00-18:00, трудоустройство согласно ТК КР;
• Оплачиваемый испытательный срок 2 месяца;