Помощник/ассистент руководителя

ООО "Хикуртек" ищет сотрудника на должность "Помощник руководителя".
На данный момент местонахождение компании г. Санкт-Петербург, ул. Есенина 19, к.2, БЦ "Легион" (ст. метро Проспект Просвещения). В течение года планируется переезд в новое здание по адресу: г. Санкт-Петербург, Новоизмайловский проспект, дом 47, литера А (ст. метро Парк Победы, Московская).

Обязанности:

- Организация приема посетителей, чай/кофе для гостей и руководителей.

- Прием телефонных звонков, фиксация и передача служебной информации сотрудникам офиса/руководителям.

- Прием поступающей корреспонденции, передача ее в структурные подразделения или конкретным исполнителем. Прием документов и личных заявлений на подпись руководителей. Подготовка служебных записок и информационных писем.

- Выполнение работы по подготовке совещаний, проводимых руководителями (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

- Осуществление контроля исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителей, взятых на контроль.

- Прием, регистрация и ведение реестра входящей/исходящей корреспонденции, размещение данной информации на сетевом диске.

- Осуществление отправки корреспонденции посредством курьерских и почтовых служб, ведение учета принятой и отправленной корреспонденции (в т.ч. ведение сводной таблицы с указанием стоимости отправки и трек-номеров)

- Регистрация внутренних приказов, ознакомление сотрудников компании под роспись с изданными приказами, ведение реестра и размещение сканов на сетевом диске.

- Регистрация доверенностей на сотрудников организации.

- Ведение документооборота в части договоров, бухгалтерских документов, другой корреспонденции.

- Сбор заявок и заказ канцелярских принадлежностей, воды, кофе, отдельных позиций комплектующих и расходных материалов. Заполнение документов и передача в бухгалтерию.

- Решение вопросов, связанных с оформлением, бронированием и покупкой билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку (авиа-, ж/д билеты), регистрация на рейс, бронирование гостиниц, заказ пропусков.

- Сбор закрывающих документов и сдача авансовых отчетов по командировкам сотрудников в бухгалтерию.

- Взаимодействие с контрагентами по запросу бухгалтерских документов/актов сверок в скане и оригиналах.

- Организация внутренних праздников, поздравлений (в т.ч. составление смет и сбор денежных средств).

- Выполнение поручений руководителя.

- среднее специальное/высшее образование;

- знание основ организации делопроизводства и требований к оформлению документов;

- знание офисной техники (копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel и др.);

- исполнительность, внимательность, ответственность, высокий уровень самоорганизации, умение работать в условиях многозадачности, активность, коммуникабельность, порядочность.

- полная занятость (5-ти дневная рабочая неделя с выходными: суббота, воскресенье);

- график работы с 10.00-19.00;

- испытательный срок 1 месяц;