Офис-менеджер (с функциями документооборота)

Компания работает в сегменте охранно-пожарных систем уже более 10 лет, предлагает комплексные решения, которые включают в себя не только поставку и установку противопожарного оборудования, но и проведение аудитов и консультаций по пожарной безопасности, обучение персонала, разработку планов эвакуации и многое другое.

В поисках Офис-менеджера (с функциями документооборота), без личных поручений.

Задачи:
1. Выполнять функции делопроизводителя, обеспечивать документооборот:
- принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять её в структурные подразделения;
- передавать документы на исполнение;
- осуществлять контроль исполнения документов;
- отправлять исполненную документацию по адресатам;
- вести учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
- вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск;
- подготавливать и сдавать в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив;
- осуществлять сбор, проверку и обработку первичных документов (договоры, акты сверки, счета);
- вести нумерацию договоров, брошюрование и архивирование первичной документации;
- осуществлять контроль своевременного возврата контрагентами оригиналов документов;
- осуществлять подготовку писем, запросов.
2. Осуществлять подготовку документации, необходимой для участия работодателя в тендерах (взаимодействие с юристами);
3. Сбор сведений воинского учёта сотрудников работодателя для передачи в военный комиссариат;
4. Обеспечивать своевременное проведение инструктажей по охране труда и технике безопасности, ведение соответствующих журналов (собрать и передать, подшить).
5. Осуществлять административную поддержку офиса:
- контролировать своевременное техническое обслуживания офисной техники, закупку канцтоваров, картриджей и т.д;
- иногда предоставлять кофе/чай гостям.

Помогут:

• Опыт координации дел;
• Опыт отслеживания сроков и формирования пакетов документов;
• Ответственность и чёткость в работе, структурированность;
• Активность, аккуратность, позитив.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого дня, отпуска и больничные;
• Белая заработная плата, оклад 105 000 на руки, премия по итогам года;
• График 5/2, 9.30-18.00, пт до 17.00;
• Уютный офис (холодильник, кондиционер, микроволновка, кофемашина) по адресу г. Москва, Сколковское шоссе, D1 Сетунь;
• Ввод в должность;
• Оплачиваемая парковка