Основные задачи:
- Прием и распределение входящих звонков. Фиксация и доведение информации до адресатов по обращениям.
- Регистрация, учет и распределение входящей и исходящей документации.
- Ведение электронного документооборота компании (регистрация корреспонденции в 1С: Документооборот, согласование внутренних документов, внесение сканов документов в систему, отправка исполнителям на рассмотрение).
- Обработка электронной почты.
- Ознакомление и организация подписания кадровых документов с сотрудниками.
- Составление описей передаваемых документов, контроль получения подписанных экземпляров.
- Административно-хозяйственное обеспечение офиса, поддержание чистоты и порядка.
- Организация встреч с посетителями, подготовка кофе-брейков.
- Отправка почтовой корреспонденции.
- Планирование календаря руководителя, организация встреч и совещаний.
- Ведение базы контактов, отслеживание значимых дат и событий. Ведение протоколов на совещаниях по поручению руководителя, отслеживание статусов исполнения задач.
- Контроль выполнения сроков по документам и обращениям арендаторов.
- Выполнение поручений директора индустриального парка.
Личные качества:
- Внимательность к деталям при работе с документами.
- Ответственность за свою работу и соблюдение сроков.
- Быстрая обучаемость, готовность с первого дня включиться в рабочие процессы.
- Инициативность, оперативность и самостоятельность в выполнении задач.
- Стрессоустойчивость - уметь справляться с рабочей нагрузкой и непредвиденными ситуациями.
- Хорошие коммуникативные навыки для работы с коллегами и партнерами.
- Соблюдение дисциплины: пунктуальность, отсутствие длительных перерывов во время работы.
Наши требования:
- Высшее образование – желательно.
- Опыт работы с 1С: Документооборот, системами ЭДО обязателен.
- Знание правил и нормы оформления документации, схем формирования комплектов с прошивкой.
- Уверенный пользователь ПК: знание MS Office, Outloоk.
- Умение работать с офисной техникой.
- Навык планирования и поиска информации по запросу.
- Грамотная устная и письменная речь.
- Знание норм делового этикета.
- Умение эффективно работать в условиях многозадачности.