INTEGRA CITY - fzco
Делопроизводитель
Не указана
- Делопроизводство
- Деловая переписка
- Работа с большим объемом информации
- Внутренняя документация
- Документооборот
- Электронный документооборот
- Бумажный документооборот
- Работа с оргтехникой
- Ведение архива
- Работа с документами
- Организация хранения документации
- Английский — B2 — Средне-продвинутый
Обязанности:
- разработка и наполнение шаблонов документов/бланков в SharePoint и системе электронного документооборота (СЭД);
- разработка проектов приказов, протоколов, служебных записок и отчетов на русском и английском языках;
- организация сбора подписей на листах согласования и ознакомления;
- рассылка внутренних документов на ознакомление и исполнение по холдингу и дочерним компаниям;
- ведение журнала регистрации внутренних документов в Excel на платформе SharePoint;
- контроль исполнительской дисциплины по внутренним документам: ежедневные обзвоны, отправка отчетов по электронной почте, подготовка ежемесячных отчетов для совещаний;
- корректорская правка исходящих писем и внутренних документов, согласование документов;
- работа с архивом холдинга: подготовка описей дел для передачи в архив, прием и передача документов за истекший год, организация передачи документов от представительств и дочерних компаний;
- внесение изменений в локальные нормативные акты (ЛНА): проекты приказов, инструкции по делопроизводству, положения по архиву и электронному документообороту (ЭК), номенклатура дел.
- образование по специальности «Документоведение и архивоведение» или по направлению «Документоведение»;
- контроль правильности оформления документов, соблюдение стандартов и нормативов, мониторинг эффективности документооборота и предложения по его оптимизации;
- знание стандартов оформления документов, правил регистрации входящей и исходящей документации, системы классификации документов, видов документов и правильного составления их проектов;
- владение ГОСТами по делопроизводству, требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов, правилами создания бланков и особенностями оформления конфиденциальных документов с грифом КТ;
- знание сроков исполнения документов, видов деловых писем, структуры официальных документов, правил оформления докладных и служебных записок;
- организационные знания о структуре организации, взаимодействии подразделений, порядке согласования документов, методах контроля сроков, системе отчетности и ведении журналов регистрации;
- навыки составления, редактирования, согласования и утверждения документов; регистрация и индексация документов;
- владение офисными пакетами (MS Office), опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД), базами данных и облачными хранилищами; навыки работы с системами защиты информации; умение систематизировать документы;
- умение передавать документы согласно резолюциям руководства, оформлять регистрационные карточки, вести картотеку учета прохождения документов, создавать электронные базы данных и контролировать исполнение поручений;
- навыки создания справочного аппарата по документам и организации быстрого поиска информации;
- обеспечение конфиденциальности служебной информации, проведение инструктажей для сотрудников, участие в проверках документации и подготовка материалов для проверок.