Офис-менеджер

Обязанности:

• ежедневный просмотр электронной почты, отправка/регистрация электронных писем;
• прием/регистрация/оформление исходящей и входящей корреспонденции , оформление почтовых реестров на сайте АО Почта России, контроль возврата и хранение почтовых реестров, контроль за наличием положительного баланса в личных кабинетах на сайте АО Почта России, оформление счетов и заявок для финансового отдела на пополнение счета;
• передача писем на подписание руководством, контроль возврата и дальнейшего прохождения документов (сканирование, прикрепление документов в программе (по необходимости)), обеспечение сохранности документов до передачи их по подведомственности (исполнителю / контрагенту);
• хранение и архивация бумажных документов (приказов, писем, доверенностей и пр.);
• подготовка простых письменных доверенностей по типовой форме;
• оформление приказов (например, инвентаризация, о режиме работы и пр.);
• прием и переадресация входящих звонков;
• бронирование жилья, билетов;
• организация совещаний, оповещение участников;
• обеспечение жизнедеятельности компании (заказ канцелярии и воды);
• сбор заявок по спецодежде от исполнителей, составление исходящих заявок контрагенту;
• организация / участие в организации корпоративных мероприятий;
• контроль процесса и качества уборки в офисе; контроль за состоянием офиса (например, связаться с организацией по ремонту кулера, регулировке окон, охранной организацией по различным ведомственным вопросам и т.п.);
• выполнение поручений руководителя (поиск информации, мониторинг цен, сравнение поставщиков, запрос смет, размещение объявлений и пр.).

Требования:

• высшее образование;
• желателен опыт работы;
• внимательность, ответственность и обучаемость;
• умение работать в режиме многозадачности;
• коммуникабельность, исполнительность, инициативность

Условия:

• работа в крупной стабильно развивающейся Компании - 30 лет на рынке;
• трудоустройство по ТК РФ;
• режим работы: 5/2, с 09-00 до 17-30;
• дружный коллектив;
• корпоративная связь.