Административный помощник ИТ-руководителя

Ассоциация Добро.рф — это не просто организация, это национальный бренд, который стал символом социальной ответственности. Мы гордимся тем, что за 11 лет работы нам удалось создать мощное волонтерское движение, увеличив долю участия россиян в социальных проектах с 3 до 28%. Наша платформа Добро.рф объединила 7,8 миллиона пользователей и свыше 100 тысяч организаций, среди которых более 20 тысяч НКО и общественных объединений.

Наша миссия — раскрыть потенциал общества через совместные действия, доверие и партнерство между людьми, сообществами и государством на единой идее добра как нормы жизни для счастья и благополучия каждого.

Обязанности:

1. Административно-организационная поддержка

• Вести календарь ИТ-руководителя: планировать встречи, совещания, командировки.
• Организовывать и координировать внутренние и внешние совещания (формировать повестку, готовить материалы, фиксировать протоколы).
• Осуществлять контроль исполнения поручений, вести их учёт в корпоративных системах (Битрикс24, Pyrus, YouGile, Директум и др.).
• Организовывать деловые поездки: бронирование билетов, гостиниц, логистика.

2. Документационное сопровождение

• Готовить служебные записки, письма, презентации, отчеты по поручению руководителя.
• Систематизировать и хранить документацию ИТ-подразделения (бюджеты, договоры, спецификации, акты).
• Вести протоколы совещаний и контролировать выполнение решений.
• Подготавливать справочные и аналитические материалы для руководителя.

3. Коммуникации и взаимодействие

• Обеспечивать оперативный обмен информацией между ИТ-руководителем, сотрудниками ИТ-блока (2 департамента) и другими департаментами компании.
• Вести деловую переписку с внутренними подразделениями и внешними партнёрами.
• Поддерживать взаимодействие с подрядчиками (сбор коммерческих предложений, согласование документов, контроль сроков).
• Организовывать онлайн- и офлайн-мероприятия (созвоны, встречи, конференции).

4. Информационно-аналитическая поддержка

• Собирать данные для отчетов по KPI, SLA и проектам ИТ-блока.
• Подготавливать аналитические сводки, таблицы, графики, диаграммы.
• Мониторить исполнение планов и проектов, фиксировать риски и задержки.
• Готовить справки и презентационные материалы для руководства компании.

5. Техническая поддержка руководителя

• Настраивать оборудование для встреч и презентаций (проектор, видеоконференция).
• Организовывать доступ к корпоративным системам и облачным сервисам.
• Поддерживать работу руководителя с ПО (VK Teams, Телемост, Google Workspace, VK звонки).

6. Дополнительные обязанности

• Контролировать сроки действия контрактов и лицензий по ИТ-направлению.
• Вести базы контактов подрядчиков, партнёров и участников проектов.
• Осуществлять поиск и подготовку информации по рынку, тенденциям и конкурентам.
• Поддерживать конфиденциальность информации, связанной с деятельностью руководителя и подразделения.

• Высшее образование (желательно в области менеджмента, информационных технологий, делового администрирования).
• Опыт работы ассистентом, координатором проектов 3 лет.

• Опыт взаимодействия с ИТ-департаментом или технической средой будет преимуществом.

• Работа с офисными и корпоративными системами MS Office / Google Workspace:

  - Excel (сводные таблицы, базовый анализ данных), PowerPoint (презентации), Word/Docs (оформление документов).

  - Системы документооборота (например, 1С Документооборот, СЭД, Directum, Docsvision).

  - Календарные и таск-менеджеры: Outlook, Google Calendar, MS Teams, Trello, Jira, Asana, YouGile, Pyrus, Битрикс24, Jira Confluence.

  - LLM-инструменты (chatGPT, yandexGPT, GigaChat, и др.);

• Знание основ ИТ-проектного управления (Agile, Waterfall, Scrum — на уровне терминов и логики процессов);

• Базовое использование BI-инструментов (Power BI, Google Data Studio) для формирования простых отчетов.

• Опыт работы с электронной подписью, архивами и корпоративными порталами.

• Оформление по ТК РФ, полный соцпакет;

• Годовые и иные премии;

• ДМС;

• График работы офис с 5/2 с 10.00 до 19.00;

• Молодой, дружный и профессиональный коллектив + лояльное и адекватное руководство;

• Современный и комфортный офис в Москва-Сити (Башня Федерация);

• Взаимодействие с ключевыми государственными и общественными институтами, расширение партнерских связей;

• Корпоративная связь, софинансирование профессионального обучения и корпоративного спорта;

• Развитая корпоративная культура, регулярные мероприятия для сотрудников;

• Возможность позитивно влиять на развитие общества, улучшение качества жизни в стране и мире.