Бизнес-ассистент

Суть позиции: Миссия и Контекст

Основная миссия — полностью разгрузить руководителя от операционной и административной рутины, взяв на себя контроль над коммуникациями, проектами, контентом и личным временем.

Кандидат станет центральным операционным звеном между собственником и командой (Операционный директор, HR, бухгалтерия, СММ-специалист). Ключевой инструмент работы — Bitrix24

О компании:
PROSMOKE — это федеральная сеть вейп-шопов с устойчивыми позициями на рынке. В Калининграде работает более 30 точек, часть из которых — круглосуточные. Штат компании составляет более 65 сотрудников. Мы выстроили прямые отношения с производителями, что позволяет предлагать клиентам лучшие цены и ассортимент.

Идеальный результат работы бизнес- ассистента через 3 месяца:

• Руководитель тратит 15 минут в день на контроль задач в Bitrix24.

• Входящие письма отсортированы, ответы на рутину подготовлены ассистентом.

• Все документы и информация находятся за 1-2 минуты.

• Командировки организованы «под ключ» с безупречным планом.

• Контент-поток для СММ отстроен: есть четкий бриф и ТЗ, контент согласован и публикуется вовремя.

Важные гибкие навыки и личные качества

Ищем человека, который:

• Проактивен: Предугадывает потребности, предлагает решения, а не ждет указаний.

• Системен: Видит хаос разрозненных задач как систему и выстраивает четкие процессы.

• Обладает развитым эстетическим вкусом:

​​​​​​​​​​​​​​ Способен оценить визуал (презентации, посты, сторис) и привести его в соответствие с высокими стандартами руководителя. Понимает тренды в деловом и корпоративном контенте.

• Педантичен: Никаких ошибок в билетах, опечаток в презентациях, все разложено по полочкам.

• Стрессоустойчив: Спокойно и гибко реагирует на срочные изменения планов и авралы.

• Обладает критическим мышлением: Фильтрует информационный шум, выделяет суть для кратких выжимок.

• Эффективный координатор: Умеет управлять ожиданиями, понимает, когда сделать самому, а когда подключить профильного специалиста (дизайнера, СММ, юриста).

• Образование: Высшее.

• Опыт: От 1 года на аналогичной позиции (помощник руководителя, бизнес-ассистент) в среде с высоким уровнем ответственности и конфиденциальности.

• Опыт взаимодействия с маркетингом/СММ — большое преимущество.

Навыки:

• Пользователь Bitrix24 (крайне важно!): умение ставить задачи, контролировать исполнение, настраивать процессы, формировать отчеты.

• Excel/Google Sheets: сводные таблицы, формулы для первичной аналитики и расчета показателей.

• PowerPoint/Google Slides: создание структурированных и визуально чистых презентаций.

• Опыт организации командировок: бронирование билетов, отелей, виз.

• Навык написания четких ТЗ и брифингов.

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​

Ключевые задачи и зоны ответственности

• Управление графиком и коммуникациями: Полный контроль календаря, приоритизация встреч и звонков, фильтрация входящих писем.

• Администрирование Bitrix24: Создание задач от лица руководителя, контроль сроков, настройка воронок и проектов, формирование отчетов.

• Проектная поддержка: Деловая переписка с партнерами, подготовка справок, меморандумов, коммерческих предложений, сбор данных для аналитики.

• Работа с СММ-специалистом:

  • Сбор информации: Получение от руководителя идей и мыслей для контента.

  • Написание ТЗ: Формулирование четких технических заданий и брифингов для СММ-специалиста на основе видения руководителя.

  • Контроль исполнения: Напоминание о дедлайнах, сбор готового контента.

  • Согласование: Первичная оценка контента (посты, сторис, визуал) на соответствие эстетике и ценностям бренда, организация согласования с руководителем.

• Исполнение поручений: Мониторинг выполнения задач, назначенных другим сотрудникам, подготовка сводок, систематизация личных и рабочих документов руководителя.

• Тревел-поддержка (20% времени): Организация командировок «под ключ» (билеты, отели, визы, трансферы), а также организация личного досуга в поездках.

• Работа с подрядчиками и личные поручения: Написание ТЗ, подбор исполнителей, решение нестандартных задач.

Резюме принимаются с сопроводительным письмом:

Просим ответить на вопросы:

Опишите ваш практический опыт работы с Bitrix24: какие модули и функции вы использовали?

Какой у вас опыт организации командировок «под ключ» (билеты, отели, визы, трансферы)?

Приходилось ли вам готовить для руководителя такие документы, как справки, меморандумы или коммерческие предложения?

Был ли у вас опыт взаимодействия с SMM-специалистами или другими подрядчиками? В чём именно он заключался?

Расскажите о вашем опыте систематизации документов или электронных архивов.