Бизнес-ассистент / Помощник руководителя

Меня зовут Антон Касимов, я основатель и владелец ИТ-компании Галс Софтвэр (https://gals.software), занимающейся проектами по внедрению программного обеспечения для мониторинга ИТ-инфраструктуры (Zabbix) и хранения неструктурированных данных (ElasticSearch/OpenSearch), учета ИТ-активов (iTop) и проведением обучения по указанным выше программным продуктам. Я перестал вывозить объем текущих задач, поэтому ищу себе бизнес-ассистента.

Ниже перечислил задачи, которые планирую поручить будущему бизнес-ассистенту. Возможно, этот список как-то изменится в будущем, но предварительно я вижу его так. Дальнейший карьерный рост с позиции бизнес-ассистента предполагается в формате перехода на должность руководителя проектов либо менеджера по продажам. Все будет зависеть от твоих амбиций и склада характера. Я обращаюсь на «ты», потому что в процессе работы мы будем общаться неформально и это приемлемо для меня.

Работа предполагает очный формат работы как минимум первые 3 месяца (именно столько будет длиться испытательный срок) в комфортабельном коворкинге в Алматы. Коворкинг находится в бизнес-парке «Променад» на пр. Абая 44а. Ниже перечислены задачи, которые тебя ожидают.

1. Работа в CRM-системе. Мы работаем с Битрикс24. В эту систему приходят заявки от потенциальных клиентов (лидов). Важно отслеживать все приходящие заявки, отвечать новым клиентам и не забывать про старых. Сейчас сюда заведены не все действующие клиенты и лиды. Нужно будет заняться их занесением в Битрикс, чтобы ни про кого не забыть. В системе настроено формирование документов (договоров, счетов и актов). Ты будешь заниматься наполнением этой системы, отслеживаем корректности информации по лидам и клиентам. А я буду периодически проверять все ли карточки корректно заполнены и всем ли своевременно была отправлена дополнительная информация.
2. Документооборот. Я ожидаю, что ты будешь на основе существующих документов (договоры/счета/акты) готовить соответствующие документы для новых клиентов. Это означает, что в готовый шаблон нужно вставить недостающую информацию и отправить клиенту на согласование. С этой задачей справляется Битрикс, поэтому поля карточки клиента должны быть там правильно заполнены. Сюда же входит подготовка других документов, например, для участия в тендере.
   
   Я крайне требователен к качеству и форматированию документов. Нужно быть в готовности доработать документ таким образом, чтобы все отступы, абзацы, таблицы и прочее выглядели аккуратно и на одном уровне.
3. Работа с обращениями клиентов. Клиенты могут обращаться через разные каналы: почта, телеграм-бот, телефон. Все такие обращения обязательно должны быть отражены в Битриксе. В твой круг обязанностей будет входить ответы на запросы по подготовленному скрипту. Ни одно обращение не должно остаться без ответа. Сюда же входит подготовка коммерческих предложений.
4. Работа с существующими клиентами. Звонки и письма клиентам, которые обращались ранее. Это большой пласт работы, на который нужно будет обращать пристальное внимание.
5. Работа с календарем руководителя. У нас принято назначение встреч с клиентами в онлайн-формате. Используем для этого Zoom или Телемост. Нужно будет координировать мой календарь встреч, согласовывать встречи с клиентом и отправлять такую встречу по электронной почте.
6. Работа с контрагентами. Это партнеры, поставщики и другие вовлеченные в нашу работу субъекты. От них мы получаем цены, документы и другие полезные данные. Предстоит все это запрашивать, получать и обрабатывать.
7. Деловая переписка с клиентами/партнерами. Это часть ежедневной работы.
8. Поиск информации в интернете. Периодически мне нужно найти что-то и привести это в структурированный вид. Например, найти поставщиков, собрать всю информацию в таблицу и прислать мне в виде, готовом для анализа. Можно и нужно пользоваться Chat GPT.
9. Подготовка бизнес-путешествий. Задача предполагает поиск рейсов, отелей, трансферов и бронирование соответствующих вещей. Возможно также оформление виз через визовые центры.
10. Работа с корреспонденцией. Сюда входит вызов курьера для отправки документов, подготовка документов к отправке, отслеживание отправлений и напоминание о них тем, кому они предназначены.
11. Оформление курсов на портале. Я провожу тренинги и сейчас методические указания оформлены в виде PDF-формата. Это неудобно слушателям, поэтому нужно перенести информацию на наш портал (сделан на базе Gitlab). Я объясню как это делается, нужно просто сесть и сделать.
12. Подготовка и публикация статей в корпоративном портале. Твоя задача оформить и выложить готовую статью.

Список задач может пополняться.

А теперь перейдем к портрету будущего бизнес-ассистента.

• Опыт деловой переписки.
• Опыт работы с офисными программами (Word, Excel, PowerPoint).
• Умение находить информацию в интернете и после систематизировать её.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Аккуратность и точность.
• Пытливый ум и поиск нестандартных решений.
• Готовность развиваться и расти вместе с компанией.
• Будет плюсом опыт работы с Битрикс24.

Я ожидаю получить небольшой рассказ о себе в формате сопроводительного письма и резюме с описанием предыдущего опыта работы.

Формальности. Вакансия предполагает оформление в штат и работу полный рабочий день согласно ТК РК. Зарплатное предложение, от которого я отталкиваюсь — от 300 000 тг на руки на испытательный срок, по окончании испытательного срока оклад может быть пересмотрен.