Ищем аккуратного и системного офис‑менеджера, который держит ритм офиса и документооборота: встречает гостей, наводит порядок в процессах, организует работу сервисов и следит, чтобы всё было «по регламенту» и вовремя.
---
## Задачи (по приоритету)
1. Делопроизводство и документооборот
— регистрация и маршрутизация входящих/исходящих документов;
— подготовка приказов/доверенностей, формирование архива;
— сопровождение согласования договоров по регламенту;
— ведение реестров, контроль сроков и напоминания ответственным (в связке с бухгалтерией/юристами).
2. Приём гостей и коммуникации
— встреча посетителей, выдача пропусков, переговорные;
— входящие звонки, единое окно для курьерских служб;
— корреспонденция и почта — кратко: сортировка и адресное распределение по чек‑листу (без «тотального мониторинга» переписки).
3. Организация офисного порядка (через процессы)
— координация подрядчиков: клининг, снабжение, техподдержка, вода/канцтовары;
— еженедельные обходы по чек‑листу рабочих зон и переговорных;
— управление заявками сотрудников через сервис‑деск/чат, контроль SLA;
— учёт и пополнение расходников;
— взаимодействие со службой безопасности/арендодателем (доступы, пропуска, инциденты).
> В задачах нет ведения соцсетей, курирования водителей и прочего SMM/логистики — этим занимаются профильные роли.
---
## Инструменты
1С, Bitrix24 (или аналог CRM/документооборота), Excel/Google Sheets (реестры, базовые формулы и сводные), корпоративная почта/календарь.
---
## Требования
* Опыт в офис‑администрировании/делопроизводстве 3+ лет в компаниях от 20–50 сотрудников;
* навык наведения порядка в процессах и хранения документов;
* грамотная деловая переписка, клиентоориентированность на ресепшн;
* дисциплина сроков, аккуратность, устойчивость к многозадачности.
---
## Условия
* Оформление с первого дня, график 5/2;
* стабильные выплаты (аванс/зарплата), отпуск и больничные по ТК;
* рабочее место в центре, оборудованные переговорные;
* прозрачные зоны ответственности и поддержка руководителя.
--
## Показатели испытательного срока (3 месяца)
* Документы и реестры ведутся по стандарту (ошибки < 1%, актуальность 100%);
* Договоры проходят согласование в срок по регламенту;
* Курьерские и почтовые отправления — день‑два;
* Чек‑листы офисного порядка выполняются еженедельно
--
## Этапы отбора
1. короткое знакомство (15 минут, онлайн/по телефону);
2. практическое задание (мини‑реестр + пример маршрута согласования);
3. встреча в офисе.