Офис-менеджер

Президентская Академия приглашает Офис-менеджера (ведущий специалист) Управления наукометрии и рейтингового продвижения.

Основные задачи должности - это организационно-документационное сопровождение и информационное обеспечение деятельности Управления, договорная и закупочная деятельность.

Обязанности:

• Договорная деятельность: - документальное сопровождение договоров Управления: ведение реестра, контроль сроков действия и исполнения обязательств; - организация и координация процедуры заключения договоров: подготовка проектов, согласование с службами Академии и внешними контрагентами; - мониторинг соблюдения условий заключенных договоров, отслеживание сроков оплат и обеспечение получения первичной документации (актов, отчетов).
• Закупочная деятельность: - подготовка и проверка пакета документов, необходимого для проведения закупочных процедур в соответствии с требованиями законодательства; - взаимодействие с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) на этапе сбора и оформления документации.
• Документооборот и организационное обеспечение: - обработка, регистрация, формирование дел, хранение договоров, служебных записок, входящей и исходящей корреспонденции; - подготовка, оформление и согласование внутренних документов (служебных и пояснительных записок, писем, отчетов); - подготовка совещаний и переговоров, планирование командировок сотрудников, прием и распределение телефонных звонков.
• Контроль, отчетность и работа в информационных системах: - контроль и актуализация данных Управления в корпоративных информационных системах (1С, план финансово-хозяйственной деятельности, табель учета рабочего времени, штатное расписание; - составление установленной отчетности по деятельности Управления; - контроль соблюдения Управлением внутренних нормативных положений и регламентов РАНХиГС.

• Информационно-аналитическая и координационная работа: - поиск и систематизация информации в базах данных, справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) и сети Интернет; - обеспечение сотрудников Управления доступом к необходимым нормативным документам, договорам и материалам; - координация информационного взаимодействия между сотрудниками Управления и другими структурными подразделениями Академии.

• Высшее образование;
• Опыт работы от 1-го года в аналогичной должности/ помощник руководителя/делопроизводитель;
• Навыки ведения деловой переписки;
• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel, Word, Outlook);
• Умение работать с большим объемом информации.

Условия:

• Официальное оформление, бессрочный трудовой договор;
• График - пятидневная рабочая неделя: 09:00-18:15, пятница сокращенный день до 17:00;
• Рабочее место в шаговой доступности от м. Юго-Западная (5 минут);
• Возможность обучения в Корпоративном университете и скидки на обучение в Академии;
• Многофункциональный спортивный комплекс на территории РАНХиГС, оборудованный всем необходимым для тренировок (в т.ч. тренажёрный зал, бассейн, сауна, секции);
• Медицинский центр, оказывающий услуги штатным работникам по более чем 22 направлениям;
• Точки питания (кафе, кофейни, столовые), паркинг.