Личный помощник руководителя

Vice Versa - агентство комплексного маркетинга, которое предоставляет высококлассную экспертизу по развитию компаний наших клиентов, как через классические инструменты продвижения брендов в виде рекламы в СМИ, создания креативов, и управление репутацией, так и через цифровизацию и автоматизацию бизнеса, затрагивая глубокую продуктовую аналитику и коммерческую сторону бизнес-процессов.

Мы ищем не просто помощника, а правую руку, которая станет частью всех ключевых процессов в компании. Эта позиция подойдёт тем, кто «голоден» до развития, хочет учиться на практике и работать рядом с человеком, ведущим крупные проекты в маркетинге, стратегии и цифровой трансформации.

Вы получите доступ к настоящей закулисной работе:
• как ведутся переговоры уровня топ-менеджмента;
• как правильно пишутся деловые письма и документы;
• как управляются клиенты федерального масштаба и сложные масштабные проекты.
Это не рутинная роль секретаря — это возможность впитать опыт, который обычно доступен только внутри консалтинга или крупного бизнеса.

Обязанности:

1. Административные задачи
• Ведение личного календаря руководителя: планирование, организация и контроль встреч, внесение изменений, напоминания.
• Организация звонков и онлайн-встреч (Zoom, Teams, Google Meet и др.), приглашение участников, рассылка материалов.

2. Документооборот и финансы (без бухгалтерии)

• Подготовка и заполнение счетов, актов и приложений в согласованных шаблонах.
• Ведение базы договоров и контактов подрядчиков, отслеживание сроков.
• Сбор и передача закрывающих документов от партнеров/подрядчиков.
• Ведение списка оплачиваемых сервисов, софтов и нейросетевых подписок (ChatGPT, MidJourney и др.), контроль сроков и своевременная оплата.

3. Работа с информацией
• Поиск и подбор подрядчиков по заданным критериям (дизайн, маркетинг, реклама, печать и др.), первичная коммуникация.
• Поиск, агрегация и систематизация информации, а именно: коммерческие предложения конкурентов, исследования рынка, примеры креативов, базы контактов.
• Подготовка кратких сводок и презентаций по собранным данным.

4. Операционные задачи
• Структурирование файлов и папок на облачном диске (Google Drive, Dropbox и др.).
• Поддержка порядка в переписке (сортировка писем, выделение приоритетных, ответы по шаблонам).
• Создание чек-листов и рабочих инструкций для повторяющихся процессов.
• Контроль выполнения мелких поручений другими исполнителями (напоминания, сбор отчетов).

5. Сопровождение по личным делам
• Решение бытовых вопросов (заказ курьеров, цветов, подарков, доставка документов).
• Ведение списка личных контактов (врачи, мастера, поставщики услуг).
• Организация поездок и мероприятий личного характера.
• Контроль и напоминания по важным личным делам (медосмотры, визиты, семейные мероприятия).