Обязанности: Требования:
1. Обработка входящих заказов и ведение базы данных
• Ввод новых заказов, поступивших от менеджеров, в CRM-систему или другую учетную систему.
• Проверка полноты и корректности информации в заказе (реквизиты клиента, номенклатура, цены, условия поставки).
• Присвоение заказу внутреннего номера и его дальнейший учет.
• Обновление статусов заказов (например, «в работе», «отгружен», «оплачен»).
2. Работа с документацией (Документооборот)
• Подготовка первичных документов: создание счетов на оплату, договоров, счетов-фактур, актов, накладных (ТОРГ-12, УПД).
• Проверка документов от клиентов: сверка полученных счетов, договоров и спецификаций на соответствие условиям сделки.
• Отправка документов клиентам по электронной почте или через системы электронного документооборота (СБИС, Диадок и т.д.).
• Архивация и систематизация электронных и бумажных версий документов.
3. Взаимодействие со смежными отделами
• С отделом логистики: передача заданий на отгрузку, уточнение сроков и способов доставки, отслеживание статуса отгрузок.
• С складом: проверка наличия оборудования, резервирование позиций по заказу, согласование отгрузочных документов.
• С финансовым отделом (бухгалтерией): передача информации об оплатах, закрывающих документов, решение вопросов по просроченной дебиторской задолженности.
• С юридическим отделом: согласование нестандартных условий в договорах.
4. Контроль финансовых потоков
• Отслеживание поступлений оплат от клиентов.
• Сверка платежей со счетами.
• Контроль дебиторской задолженности: подготовка реестров просроченной задолженности, напоминание менеджерам о необходимости связаться с клиентом для погашения долга.
• Участие в актах сверки взаимных расчетов с контрагентами.
5. Аналитика и отчетность
• Формирование регулярных отчетов для руководства:
- Отчет по продажам за период.
- Отчет по выполнению плана.
- Отчет по отгрузкам и остаткам.
- Отчет по дебиторской задолженности.
• Подготовка отчетов для менеджеров (например, по их личным продажам или по клиентам).
6. Поддержка менеджеров и клиентов (внутренняя)
• Ответы на внутренние запросы менеджеров по поводу статуса заказов, наличия товара, документов.
• Решение нестандартных ситуаций (например, срочный перенос даты отгрузки, замена товара в заказе).
• Обработка входящих звонков от клиентов по вопросам, связанным с документами, оплатой или статусом заказа (не с первичными продажами).
• Усидчивость и стрессоустойчивость: работа монотонная, требует высокой концентрации, особенно в конце месяца/квартала.
• Организованность и многозадачность: необходимо одновременно вести несколько процессов.
• Техническая грамотность: уверенное владение ПК (Excel — на уровне продвинутого пользователя, 1С, CRM-системы), офисной техникой.
• Коммуникабельность: умение четко и грамотно излагать информацию как устно, так и письменно в рамках взаимодействия с коллегами.
• Знание CRM-систем (например, Bitrix24, Salesforce, amoCRM)
• Базовые знания в области бухгалтерского учёта и документооборота
• Владение Excel / Google Таблицами на уровне формул и сводных таблиц.
Мы предлагаем Вам:
- Трудоустройство с первого дня, белая ЗП дважды в месяц, окладная часть + % за выполнение KPI.
- Работа в офисе, оплачиваемые обеды, кофемашина и бесплатная парковка.
- Гибридный график работы с часовым обеденным перерывом.
- Индивидуальное рабочее место, набор канцтоваров, компьютер или ноутбук.
- Активное участие в жизни компании, включая организацию двух масштабных корпоративов, а также предоставление дополнительных бонусов в виде подарков на дни рождения, новогодних сюрпризов для детей и корпоративного мерча.