Секретарь

Ежедневно обеспечивать рабочее место главного врача всем необходимым (проверять наличие канцелярских принадлежностей и работоспособность средств внутренней связи, проветривать помещение).

Представлять главному врачу в установленные часы всю входящую корреспонденцию, после ее предварительной регистрации, а также подготовленные документы и материалы на подпись.

Своевременно передавать документы в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение ответственным лицам и строго контролировать срок выполнения.

Вести специальные отдельные журналы для входящей, исходящей корреспонденции, телефонограмм, документов.

Вести книгу приказов по поликлинике, предварительно прошнуровав ее, пронумеровав листы и скрепив печатью и подписью главного врача.

Обеспечивать прием посетителей главного врача и заместителя главного врача по медицинской части только в установленные для этого часы.

Регулировать обращения посетителей поликлиники и сотрудников к главному врачу и заместителю главного врача по медицинской части, выяснять причины их обращения, в случае необходимости направлять их к должностным лицам, решающим эти вопросы.

Выяснять у лиц, вызывающих главного врача по телефону, их фамилию, организацию и причины обращения; если интересующий вопрос является служебной компетенцией заместителя главного врача, заведующего отделением, регистратуры и др., разъяснять это обратившемуся и дать номер телефона, куда ему надлежит позвонить.

Записывать в отсутствие главного врача фамилии и телефоны лиц, звонивших ему, с последующим докладом руководителю.

Принимать и передавать информацию по приемно-переговорным устройствам (факс, телефакс и др.).

Принимать и передавать телефонограммы, четко записывая их в журнале, с указанием даты, часа приема и фамилии передавшего.

Обеспечивать подготовку совещаний у главного врача (сбор необходимого материала, оповещение участников).

Подшивать дела, законченные делопроизводством.

Отправлять исходящую корреспонденцию по почте (через ответственное лицо – сестру-хозяйку) или через курьера.

Печатать необходимые материалы и текущую корреспонденцию для руководителя.

Давать устные справки о документах, находящихся на исполнении.

Обеспечивать свое рабочее место необходимой информацией о времени работы кабинетов и служб, номерами внутренних телефонов поликлиники, а также телефонов районных лечебно-профилактических учреждений, административно-хозяйственных и аварийных служб.

Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на ксероксе.