Группа компаний «Умный сервис» специализируется на внедрении инновационных решений в области автоматизации и роботизации складской логистики.
«Умный сервис» входит в реестр аккредитованных IT-компаний Министерством Цифрового развития РФ.
В связи с ростом сотрудника внутри Компании у нас открывается позиция офис-менеджера.
Мы будем рады видеть в команде человека, который любит свою профессию)
Чем предстоит заниматься:
- Заказ бакалеи для офиса, а также контроль ее наличия на кухне
- Заказ продуктов для выставок
- Встреча курьеров, передающих документы или продукцию
-
Подписание, сканирование и передача документов через Битрикс от/для отдела маркетинга
-
Заказ визиток
-
Поиск подрядных организаций для заключения договоров по необходимости
-
Взаимодействие с офисом — обработка запросов от коллег (починка, поиск, замена) параллельно с координатором офиса
-
Ведение документооборота: приём, регистрация и распределение документов из Outlook, Битрикс, Telegram, WhatsApp от бухгалтерии, арендаторов ЦСКА, Почты России, Интерьера на Магистральном проезде и Трансферной компании
-
Подгрузка счетов в систему Битрикс через запрос на оплату
-
Передача и забор документов у арендаторов лично или электронно
-
Забор входящей и исходящей корреспонденции у бухгалтерии или сотрудников для отделения Почты России, распределение по сотрудникам или в бухгалтерию (один раз в неделю)
-
Поездки в отделение Почты России (военкомат) и иных организаций для передачи документов
-
Регистрация отправлений в приложении Почты России
-
Регистрация доверенностей и служебных записок по необходимости
-
Заказ пропусков для новых сотрудников, гостей, клиентов, подрядчиков и других посетителей
-
Взаимодействие с трансферной компанией
-
Взаимодействие с арендатором бизнес-центра на Магистральном проезде
-
Рассылка писем на офис по необходимости, исходя из содержания
-
Бронирование переговорных комнат, контроль порядка и наличия офисных принадлежностей
-
Встреча гостей, обеспечение чаем, кофе и водой
-
Контроль наличия бумаги для принтеров и канцелярии
-
Координация работы уборщицы и кофе-леди в офисах на Магистральном и ЦСКА.
-
Приём входящих звонков и перенаправление звонков в соответствующие отделы.
-
Ведение календаря отсутствий директоров (отпуска, командировки)
-
Организация встреч директоров (чай, кофе, бакалея и пр.)
- Взаимодействие с региональными офисами.
- Замещение менеджера по внутренним коммуникациям.
- Trevel-поддержка
- Ведение календаря руководителей (отпуска, командировки, выставки).
- Выполнение поручений руководства.
Для нас очень важны:
- Опыт работы в аналогичной административной или организационной должности
-
Аккуратность, пунктуальность, отзывчивость, ответственность, доброжелательность самостоятельность в работе
-
Грамотная устная и письменная речь
-
Любовь к порядку, позитивное отношение к людям, опрятный внешний вид
- Уверенное владение компьютером и офисными программами
- Умение и готовность работать с большим объемом информации
- Готовность к поездкам по Москве для передачи документов (1-2 раза в неделю)
- Официальное оформление в аккредитованную ИТ-компанию по ТК РФ с первого дня
- Наставник с первого дня работы и период адаптации
- Реальные перспективы для карьерного и профессионального роста
- Корпоративные мероприятия (снегоходы, моторные лодки, квадроциклы и т.д.);
- Современный офис БЦ "ВЭБ - Арена" (от м. ЦСКА 15 мин пешком, от МЦК Зорге 10 мин пешком), рядом ТЦ Авиапарк
-
Социальный пакет:
- Полностью белая заработная плата (оклад + ежеквартальная премия)
- Оплачиваемый отпуск и больничный лист
- ДМС со стоматологией в лучших клиниках Москвы после 6 месяцев работы в Компании
- Подарок в 4 часа по случаю личного Дня рождения,
- Материальная помощь при важных событиях в жизни (заключение брака, рождение детей и другое),
- Комфортный график работы 5/2 с возможностью выбрать оптимальное для себя начало рабочего дня с 8-10 утра. В предпраздничные дни сокращение рабочего времени на 1 час.
При отклике на вакансию, расскажите чем интересна профессия офис-менеджера.