Офис-менеджер

Forland Kazakhstan — официальный дистрибьютор коммерческих автомобилей Forland в Республике Казахстан. Мы представляем технику международного уровня: надёжные, экономичные и удобные малотоннажные грузовики для малого и среднего бизнеса.

Бренд Forland — часть крупного китайского концерна Foton Motor Group. Более 5 миллионов автомобилей успешно работают в 50+ странах мира.

Почему стоит работать с нами:
• Сильный продукт: техника с гарантией, современной комплектацией и высоким спросом.
• Надёжность: официальное представительство, стабильность и рост в Казахстане и Центральной Азии.
• Поддержка: обучение, развитие и дружная команда профессионалов.

Для усиления нашей команды мы ищем проактивного Офис-менеджера, который обеспечит бесперебойную и комфортную работу офиса. Офис-менеджер в автосалоне — это ключевой сотрудник, обеспечивающий бесперебойную ежедневную работу офиса, документооборот и административную поддержку отделов. Он создает первое впечатление о компании для клиентов и партнеров, а также поддерживает комфортную рабочую атмосферу для сотрудников.

Обязанности:

1. Административная работа и документооборот:

• Ведение делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции (письма, счета, акты).

• Подготовка и оформление внутренних документов (приказы, договоры, служебные записки).

• Контроль за соблюдением сроков исполнения документов.

• Ведение архива документов (как бумажного, так и электронного), обеспечение их сохранности и оперативного доступа.

• Взаимодействие с курьерскими службами и почтой.

2. Работа с клиентами и гостями:

• Приветствие и размещение клиентов в зоне ожидания.

• Прием телефонных звонков, первичное консультирование по общим вопросам (режим работы, контакты менеджеров), переадресация звонков соответствующим специалистам.

• Подготовка и выдача клиентам простой документации (например, договоры купли-продажи, счета на оплату).

3. Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Контроль за состоянием офисных помещений, зоны клиентов и переговорных комнат (чистота, порядок, наличие канцелярии, рекламных материалов).

• Заказ канцелярских и хозяйственных товаров, товаров для кулера (вода, чай, кофе).

• Организация работы с поставщиками услуг (уборка, охрана, связь, интернет, клининг).

• Ведение учета и контроль за использованием оргтехники, заказ расходных материалов (картриджи, бумага).

4. Поддержка отделов продаж и сервиса:

• Помощь в организации маркетинговых мероприятий (выставки, акции).

5. Кадровое делопроизводство (на усмотрение руководства):

• Оформление трудовых договоров, приказов о приеме, увольнении, отпусках.

• Подготовство документов для бухгалтерии по заработной плате.

• Ведение табеля учета рабочего времени.

Требования:

Образование и опыт:

• Среднее специальное или высшее образование (желательно в области управления, делопроизводства или сервиса).

• Опыт работы на аналогичной должности (офис-менеджер, администратор) от 1 года, приветствуется опыт в автомобильной сфере, ритейле или сфере услуг.

Профессиональные навыки (Hard Skills):

• Свободное владение ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Знание основ делопроизводства и документооборота.

• Умение работать с офисной техникой.

• Грамотная устная и письменная речь.

• Навыки ведения табеля учета рабочего времени (Т-13) будет преимуществом.

Личные качества (Soft Skills):

• Коммуникабельность, стрессоустойчивость и доброжелательность.

• Внимательность, аккуратность и исполнительность.

• Многозадачность и умение правильно расставлять приоритеты.

• Ответственность и инициативность.

• Опрятный внешний вид.

Условия:

• График работы: Полный рабочий день, 5/2 (с понедельника по пятницу), возможна работа в субботу по сокращенному графику.

• Трудоустройство: Официальное, согласно ТК РК.

• Заработная плата: 300.000 тенге "на руки". Обсуждается по итогам собеседования.

• Место работы: пр.Райымбека 479Б.

• Испытательный срок: 1–2 месяца.

• Социальный пакет: ДМС, оплата больничных, отпуск, корпоративное обучение (после прохождения испытательного срока).