В компанию, которая производит химические неорганические вещества требуется Секретарь.
Обязанности:
- Организация полного цикла документооборота: прием, регистрация, учет, обработка и рассылка входящей и исходящей корреспонденции.
- Ведение деловой переписки, ответы на входящие запросы электронной почты.
- Прием и организация отправки корреспонденции через Почту России, оформление и ведение реестров отправки и получения.
- Систематизация документов текущего архива и проведение ежегодной экспертизы для передачи на архивное хранение или уничтожение.
- Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
- Редактура и контроль качества подготовки документов, представляемых на подпись руководству, включая проверку грамотности и соответствия установленным правилам.
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности служебной информации.
- Планирование рабочего графика руководителя, его заместителей, координация рабочих встреч и совещаний.
- Организация и полное техническое обеспечение совещаний, переговоров и деловых встреч.
- Ведение приема посетителей.
- Фиксация (включая протоколирование) и оперативное доведение ключевой информации до сведения руководства и сотрудников.
- Осуществление оперативной связи с внутренними подразделениями, сторонними организациями и гражданами.
- Доведение документов и поручений до исполнителей в соответствии с резолюциями руководства.
- Контроль сроков и качества исполнения поручений и документов.
- Содействие оперативному принятию решений и организация их своевременного доведения до сотрудников.
- Оформление пропусков в соответствии с установленным регламентом.
- Ведение договорной работы (канцелярские товары, продукты для представительских расходов, оформление виз, авиа-, жд- билеты, гостиницы).
- Организация полного цикла документооборота: прием, регистрация, учет, обработка и рассылка входящей и исходящей корреспонденции.
- Ведение деловой переписки, ответы на входящие запросы электронной почты.
- Прием и организация отправки корреспонденции через Почту России, оформление и ведение реестров отправки и получения.
- Систематизация документов текущего архива и проведение ежегодной экспертизы для передачи на архивное хранение или уничтожение.
- Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
- Редактура и контроль качества подготовки документов, представляемых на подпись руководству, включая проверку грамотности и соответствия установленным правилам.
- · Обеспечение сохранности и конфиденциальности служебной информации.
- · Планирование рабочего графика руководителя, его заместителей, координация рабочих встреч и совещаний.
- · Организация и полное техническое обеспечение совещаний, переговоров и деловых встреч.
- Ведение приема посетителей.
- Фиксация (включая протоколирование) и оперативное доведение ключевой информации до сведения руководства и сотрудников.
- Осуществление оперативной связи с внутренними подразделениями, сторонними организациями и гражданами.
- Доведение документов и поручений до исполнителей в соответствии с резолюциями руководства.
- Контроль сроков и качества исполнения поручений и документов.
- Содействие оперативному принятию решений и организация их своевременного доведения до сотрудников.
- Оформление пропусков в соответствии с установленным регламентом.
- Ведение договорной работы (канцелярские товары, продукты для представительских расходов, оформление виз, авиа-, жд- билеты, гостиницы).
- Среднее профессиональное образование / Высшее образование
- Опыт работы по специальности не менее 3-х лет
- Знание государственных стандартов (ГОСТ Р) в области делопроизводства и документооборота.
- Умение самостоятельно составлять, оформлять, редактировать и систематизировать документы всех видов (служебные письма, приказы, протоколы и т.д.), включая подготовку к архивному хранению.
- Уверенное владение программами IRM businessDoc, Excel, Word. Системные знания правил и стандартов деловой переписки, протоколирования встреч и совещаний.
- График: 5/2; пн-чт: с 08:00 до 17:00, пт: с 08:00 до 15:45
- Адрес: г. Москва, ул. 2-я Вольская, дом 38 корп. 2
- Оформление по ТК РФ, ДМС, корпоративный транспорт от метро Некрасовка и ЖД станция Люберцы