Офис-менеджер/делопроизводитель

1️⃣ Административное управление офисом

Обеспечение бесперебойной работы офиса, Контроль порядка и чистоты в офисе, Организация рабочих мест сотрудников, Контроль работы клининга, охраны, курьеров, парковка, Закуп канцтоваров, воды, хозтоваров и тд, Контроль мелких хозяйственных расходов, Ведение учета ТМЦ офиса, Контроль исправности оргтехники, Чай/кофе-сервис для гостей и для руководителей всех звеньев и тд

2️⃣ Документооборот

Прием и регистрация входящей/исходящей корреспонденции, Сканирование, копирование, архивирование документов, Ведение реестров документов, Передача документов в подразделения, Контроль возврата оригиналов Формирование архивов (бумажных и электронных) и тд

Работа с посетителями и звонками

Встреча гостей и клиентов, Организация пропусков

4️⃣ Координация процессов

Взаимодействие между отделами, Контроль сроков исполнения поручений руководства, Напоминание сотрудникам о задачах и дедлайнах, Помощь в организации внутренних процессов

5️⃣ Поддержка руководства

Организация встреч и переговоров, Подготовка переговорных комнат, Заказ билетов, гостиниц, трансферов, Выполнение личных поручений руководства (в пределах служебных задач)

8️⃣ HR-поддержка (при необходимости)

Подготовка рабочих мест для новых сотрудников, Участие в адаптации новичков,

Контроль пропусков/доступов, Учет графиков отпусков (по поручению HR), Табелирование сотрудников, Передача документов на исполнение ответственным лицам, Отслеживание возврата документов, Формирование дел согласно номенклатуре дел, Систематизация и подшивка документов, Подготовка документов к передаче в архив/уничтожению по срокам хранения, Подготовка документов к передаче в архив/уничтожению по срокам хранения, поиск сотрудников, размещении вакансии, выдача справок

Условия:

График работы: с 9.00 до 18.00, 5/2;

Офис находится по адресу Достык д. 250