Администратор-кассир

1. Ведение и актуализация базы пациентов (CRM)

Создание и корректное заполнение карточек пациентов

Проверка полноты данных (ФИО, контакты, дата рождения, источник обращения)

Ведение истории обращений, записей, консультаций

Сегментация пациентов (первичные, повторные, VIP, по видам услуг и т.д.)

Обновление статусов сделок/обращений в CRM

2. Работа с лидами и входящими обращениями

Обработка заявок с сайта, соцсетей, мессенджеров, агрегаторов

Фиксация источника трафика в CRM

Связь с пациентом в установленный регламентом срок

Перевод лида в запись на прием

Контроль «потерянных» обращений

Ведение воронки продаж услуг (имплантация, ортодонтия, эстетика и др.)

3. Управление расписанием врачей

Запись пациентов на прием через CRM

Контроль загруженности специалистов

Подтверждение визитов (звонки, SMS, мессенджеры)

Перенос и отмена записей с фиксацией причины

Работа с «окнами» в расписании

4. Работа с возвратом пациентов

Напоминания о повторных приемах и профосмотрах

Запуск автоматических сценариев в CRM (напоминания, рассылки)

Обзвон пациентов, не завершивших лечение

Реактивация «спящих» пациентов

5. Финансовая и отчетная дисциплина

Корректное закрытие приемов в CRM

Контроль статусов оплат (оплачено / частично / рассрочка)

Формирование отчетов по:

• количеству обращений

• конверсии в запись

• конверсии в оплату

• источникам трафика

• загруженности врачей

Передача данных руководству

6. Контроль качества сервиса

Отправка запросов на отзыв после приема

Фиксация жалоб и обращений

Передача обратной связи руководству

Контроль выполнения регламентов общения

1. Работа с пациентами на ресепшене

Встреча и сопровождение пациентов

Консультирование по услугам, ценам, акциям

Запись на прием и координация расписания врачей

Подтверждение визитов (звонки, сообщения)

Работа с первичными и повторными пациентами

Прием оплаты наличными и по банковским картам

Работа с онлайн-кассой

Проведение оплат в учетной системе

Оформление чеков и возвратов

Закрытие смены (X-отчет, Z-отчет)

Ведение кассового журнала

Инкассация (при необходимости)

3. Финансовый учет

Контроль корректности сумм по прайсу

Работа с предоплатами и рассрочками

Контроль задолженностей пациентов

Формирование ежедневного отчета по выручке

Сверка наличности и терминала

4. Документооборот

Оформление договоров и согласий

Подготовка актов выполненных работ

Выдача справок и копий документов

Контроль подписания медицинской документации

2. Кассовая дисциплина