Основные обязанности:
- Поддержка договорной работы (основной акцент):
- Прием, регистрация и первичная обработка поступающих договоров (на поставку товаров, оказание услуг, партнерство, субсидии, гранты и т.д.).
- Взаимодействие с инициаторами договоров для получения необходимой информации и документов.
- Подготовка проектов договоров по типовым формам или с учетом предоставленных шаблонов (при необходимости, под руководством юриста или руководителя).
- Сбор и комплектация пакетов документов, необходимых для заключения и исполнения договоров (доверенности, учредительные документы, акты и т.д.).
- Контроль за сроками действия договоров, своевременное информирование руководства о необходимости пролонгации или пересмотра.
- Организация подписания договоров, контроль за возвратом подписанных экземпляров от контрагентов.
- Ведение реестра договоров, обеспечение их надлежащего хранения (в бумажном и, возможно, электронном виде).
- Работа с актами выполненных работ/оказанных услуг, их регистрация и передача в бухгалтерию.
- Административно-хозяйственное обеспечение офиса:
- Поддержание порядка и чистоты в офисных помещениях.
- Контроль наличия и своевременная закупка канцтоваров, расходных материалов, обеспечение питьевой водой.
- Взаимодействие с поставщиками услуг (интернет, телефон, клининг, мелкий ремонт, курьерские службы).
- Обеспечение работоспособности оргтехники, при необходимости организация ее ремонта.
- Коммуникационная функция:
- Прием и распределение телефонных звонков, встреча посетителей.
- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, включая почтовые отправления.
- Информационная поддержка сотрудников по общим вопросам.
- Поддержка мероприятий (при необходимости):
- Помощь в подготовке и организации встреч, совещаний, мероприятий, связанных с договорной деятельностью.
- Выполнение поручений руководства, связанных с административной и договорной деятельностью.
Требования к кандидату:
- Опыт работы на позиции офис-менеджера, администратора, секретаря с опытом ведения договорной работы от 1-2 лет.
- Понимание основ договорной работы: знание типовых видов договоров, умение работать с договорами, понимание процесса их заключения и исполнения.
- Уверенное владение ПК и пакетом офисных программ (MS Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Навыки работы с оргтехникой.
- Отличные коммуникативные навыки, грамотная устная и письменная речь.
- Высокая степень ответственности, внимательность к деталям, аккуратность в работе с документами.
- Организованность, умение эффективно планировать свое время, самостоятельно решать задачи.
- Желание работать в социально значимой сфере и развиваться в области договорного делопроизводства.
- Приветствуется опыт работы в бюджетных организациях, НКО или юридической сфере.
Мы предлагаем:
- Работу в стабильной и развивающейся организации с важной социальной миссией.
- Возможность непосредственно участвовать в обеспечении законности и эффективности внешних связей центра.
- Профессиональное развитие в сфере административного и договорного делопроизводства.
- Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.
- Конкурентную заработную плату (обсуждается по результатам собеседования).
- График работы: 5/2 с 9:00 до 18:00
- Комфортное рабочее место в офисе.
Если вы внимательны к деталям, ответственно подходите к работе с документами и хотите стать надежной опорой нашей организации в области договорных взаимоотношений – мы будем рады получить ваше резюме!