Executive Assistant

Чем предстоит заниматься:

1. Управление временем и приоритетами руководителя:

• Ведение и грамотное планирование календаря руководителя с фокусом на ключевые задачи и стратегические темы
• Фильтрация запросов, своевременное подключение нужных коллег, структурирование повестки встреч
• Подготовка справок, материалов и презентаций к встречам и дискуссиям на уровне руководства
• Организация командировок

2. Встречи и коммуникация:

• Ведение протоколов на встречах, фиксация решений, контроль выполнения договорённостей
• Обеспечение назначения и выполнения follow-up задач по итогам встреч руководящей команды
• Поддержка в подготовке и организации встреч, стратегических сессий и внутренних мероприятий

3. Исполнение и координация:

• Мониторинг ключевых проектов и контроль выполнения задач по всей коммерческой функции
• Взаимодействие с командами для соблюдения сроков и выполнения обязательств
• Своевременное сообщение о возникающих задержках или сложностях

4. Процессы и прозрачность:

• Ведение и обновление трекеров задач, статус-отчётов и дашбордов для руководства
• Оптимизация и совершенствование рабочих процессов внутри команды
• Содействие качественному информационному обмену между департаментами​​​​​​

5. Поддержка принятия решений:

• Подготовка кратких сводок, отчетов и презентаций
• Сбор, анализ и структурирование данных для стратегических обсуждений
• Поддержание порядка в документации и рабочих материалах
• Забота о полной подготовленности руководителя к ключевым встречам и решениям

Что мы ждём от тебя:

• Опыт работы ассистентом руководителя, координатором операций или на аналогичных позициях не менее 3 лет
• Готовность к командировкам
• Уровень английского языка C1 (Advanced)
• Отличные организаторские и аналитические навыки
• Опыт взаимодействия с топ-менеджментом и кросс-функциональными командами
• Уверенное владение Microsoft Office, особенно:
  • Excel (организация данных, трекеры, дашборды)
  • PowerPoint (подготовка презентаций на уровне руководства)
• Опыт работы с инструментами управления задачами (Asana, Notion, Monday и т.д.)
• Умение работать с данными, дашбордами и отчетами