Помощник/ассистент руководителя

Обеспечивает рабочие места членов Правления необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе Правления.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых членами Правления Общества и иными руководителями подразделений Общества (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). Ведение и оформление протоколов совещаний и заседаний.

Принимает поступающую на рассмотрение руководства корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководства Общества.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителям на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководства.

По поручению руководства составляет письма, запросы, иные документы, готовит ответы авторам писем.

Осуществляет контроль за исполнением работниками Общества изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства Общества, взятых на контроль.

Осуществляет прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.

Организация встречи посетителей и гостей Общества.

Подача горячих и холодных напитков, закусок для руководства и гостей Общества.

Осуществляет закуп продуктов/товаров для кофе-брейков.

Совместно с сотрудниками административного отдела организует транспортное и фуршетное обслуживание официальных мероприятий, встреч, переговоров, выставок и других протокольных мероприятий.

Организация командировок руководства и сотрудников общества (заказ, покупка авиабилетов, бронирование гостиниц, и составляет командировочные удостоверения).

Бронирование гостиниц, встреча, размещение, организация транспорта для приезжающих гостей.

Организация аренды жилья для руководства Общества.

Вносит данные в систему электронного документооборота, передает документы на рассмотрение.

Выполняет копировально-множительные работы.

По мере необходимости переводит тексты с казахского на русский, с русского на казахский.

Организовывает проведение телефонных переговоров членов правления, записывает при их отсутствии полученную информацию и доводит до их сведения их содержание, передает и принимает информацию по информационно-техническим устройствам (электронной почте, мессенджеру и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до их сведения информацию, полученную по каналам связи.

Подготовка презентационных материалов, наглядных пособий, справочных и информационных материалов для руководства.

Оказание помощи в планировании рабочего времени руководства, ведение календаря встреч, совещаний и деловых поездок.

Оперативная координация работы между подразделениями по вопросам, касающимся деятельности руководства.

Опыт работы 1- 3 года

Грамотная устная письменная речь

владение государственным казахским и русским языками

Навыки делопроизводства

Составление протоколов, писем

​​​​​​​​​​​​​​