Административный менеджер

• Коммуникация с головным офисом в Китае по всем вопросам, связанным с российским офисом
• Предоставление руководителю плана рабочих задач на неделю.
• Помощь коллегам, приезжающим из Китая: подбор подходящих под аренду (квартир, отелей), согласование бюджета, организовать встречу из аэропорта водителем, передать водителю пропуска/сим-карты для коллег.

Ведение кадрового делопроизводства (КДП)：

• Проведение отпусков в 1С и подготовка документов
• Ведение воинского учета и подготовка документов
• По надобности помощь менеджеру по персоналу с приемом/переводом/увольнением сотрудников и подготовка документов.

Координация работы в Российском офисе:

• Коммуникация с управляющей компанией БЦ и собственником офиса.
• Оформление временных и постоянных пропусков для сотрудников и посетителей. Оформление временного/постоянного доступа к паркингу БЦ для авто.
• Организация рабочих мест для новых сотрудников и подключение к системам компании – площадка «Моя команда», мессенджер DingTalk, корпоративная почта.
• Обеспечение новых сотрудников корпоративной мобильной связью.
• Составление писем, отчетов, презентаций по административному отделу.
• Распределение входящей корреспонденции и посылок между отделами.
• Разработка и написание инструкций и регламентов, способствующих эффективному функционированию офиса.
• Организация командировок: покупка авиа- и железнодорожных билетов, подбор и бронирование гостиниц. Подключение сотрудников к системе заказа такси. Помощь в оформлении отчётных документов после командировки.
• Формирование табеля учета рабочего времени сотрудников.
• Контроль работы: курьера/водителя компании, уборщицы офиса.
• Контроль работы инженерно-ремонтной службы от бизнес-центра в случае проблем, связанных с ремонтными работами в офисе.
• Обслуживание техники в офисе: контроль за состоянием офисной техники и своевременный ремонт.
• Взаимодействие с IT-компанией в случае проблем у сотрудников с ноутбуками, принтерами, интернетом.
• Поддержание работы сервисов (контролировать пополнение баланса, продлевать договор при необходимости и запрашивать отчеты) – мобильный оператор «Теле2», МТС, Яндекс 360 (рабочая почта), Яндекс Такси, ДПД, КСЕ, «Почта России», ППР (заправка рабочего автомобиля).
• Заказ печатной продукции и визиток.
• Заказ канцелярских товаров, мебели, техники и воды для офиса и сервисного центра.
• Ведение учета выданной техники сотрудникам.
• Разработка бюджета на год административного подразделения.
• Запрос закрывающих документов, актов сверок по административному отделу.
• Контроль оплаты счетов административного отдела.
• Организация и координация корпоративных мероприятий, дней рождений сотрудников, годовщин работ.
• Организация встреч в офисе с партнерами (фрукты, чай, кофе).
• По необходимости поиск, аренда новых помещений под офис: контроль за ремонтными работами, внутренним обустройством и организация переезда.

• Знание Excel, PowerPoint
• Опыт организации переезда офиса
• Знание 1С ЗУП и опыт работы в нем
• Ориентация на результат
• Внимательность к деталям

• Коммуникабельность и умение договариваться

• Умение искать альтернативное решение

• Быстрая реакция

• работа в Офисе в бизнес-центре с развитой инфраструктурой)
• испытательный срок 3 месяца;
• белая заработная плата обсуждается с успешным кандидатом (оклад + KPI)
• график работы 5/2, с гибким началом рабочего дня (08.00.-10.00.)
• дружный и активный коллектив.