Ваши задачи:
- Организация и ведение полного цикла документооборота (договоры, счета, акты, отчетность)
- Написание и согласование договоров, в случае необходимости с привлечением юриста-консультанта
- Ведение документооборота с подрядчиками (договоры, счета, УПД)
- Контроль внепроектных финансов -затраты на представительские, корпоративные мероприятия, подарки, оплата работы сайта, облака и тд
- Отслеживание поступлений денежных средств от клиентов и ведение соответствующих таблиц в Excel
- Взаимодействие с бухгалтерией, финансовым консультантом и юристом, в том числе координация сдачи налоговой и прочей отчетности агентства, работа с учредительными и прочими документами агентства
- Отслеживание загрузки документов в ЭДО и их подписания
- Подготовка документов для тендеров и публикация их на тендерных площадках
- Взаимодействие с Заказчиками по теме документооборота, оплат, контроль сроков и корректности оформления документов
- Согласование проектных смет/учет проектных затрат
- Подготовка ежемесячных финансовых карт проектов по затратам (доход-приход)
- Разработка ежеквартальных финансовых отчетов агентства вместе с финансовым консультантом
- Оформление новых сотрудников
- Оформление установочных документов Агентства/внесение необходимых изменений в них
- Координация работы с арендодателем офиса
- Соблюдение порядка хранения и защиты служебной и коммерческой тайны
- Ведение деловой переписки и коммуникаций
- Работа с Excel и базовыми инструментами учета
Наши ожидания:
- Опыт работы с документооборотом от 3лет
- Опыт ведения договорной работы (договоры, счета, акты, отчетность)
- Опыт работы с ЭДО
- Опыт составления тендерной документации и работы с тендерными площадками
- Работа с государственными контрактами и знание основ законодательства о рекламе как преимущество
- Знание принципов деловой коммуникации и основ финансового учета
- Уверенное владение Excel
- Ответственность, внимательность к деталям, умение работать с конфиденциальной информацией
Условия и преимущества:
- Оформление по ТК РФ, стабильная заработная плата
- График 5/2, рабочий день — 8 часов
- Удалённая работа – по необходимости появление в офисе один день в неделю
- Дружная команда и поддержка на всех этапах
- Заработная плата обсуждается по итогу собеседования.