Мы ищем ассистента топ-менеджмента с опытом административной работы и (в идеале) ведения кадрового делопроизводства. В этой роли важно уметь быстро и аккуратно решать задачи, поддерживать четкую организацию процессов, помогать команде и руководителям в рабочих и личных вопросах, а также грамотно вести кадровую документацию.
Задачи:
- Помогать организовывать четкую и слаженную работу небольшой, но динамичной команды.
- Быть в курсе ключевых задач компании и следить за их своевременным выполнением.
- Вести протоколы совещаний и готовить материалы для встреч, следить за корректным ведением архива и внутреннего таск-менеджера.
- Управлять календарями топ-менеджеров, помогать поддерживать баланс между рабочими и личными задачами.
- Полностью брать на себя travel-поддержку, заказ ресторанов, поиск подарков и выполнение других поручений.
- Решать административные вопросы в офисе: работа с почтой и курьерами, заказ необходимых вещей, распечатка документов, организация хранения.
- Помогать в организации мероприятий и решать неожиданные вопросы «здесь и сейчас».
- Опционально: Вести кадровое делопроизводство: оформление и сопровождение трудовых договоров, ведение личных дел сотрудников, учет отпусков и больничных, взаимодействие с бухгалтерией и кадровыми сервисами.
Что важно:
- СТРОГО: Опыт работы в административной роли от 3 лет (желательно в роли ассистента/офис-менеджера в family-office ).
- СТРОГО: Высокий уровень грамотности.
- ОПЦИОНАЛЬНО: Опыт ведения кадрового делопроизводства и понимание основных требований ТК РФ. Объем работы небольшой, но важный (с доп. оплатой)
- Умение общаться с людьми разного уровня и держать под контролем множество процессов одновременно.
- Высокая скорость реакции, аккуратность в деталях и умение работать в сжатых сроках.
- Владение современным софтом для организации работы, документооборота и планирования времени.